Tư vấn xây dựng quy chế

Câu hỏi:

Trả lời:

1. Nhận định chung:
Hiện nay, hệ thống quy chế các doanh nghiệp xây dựng gồm nhiều loại quy chế, tuy nhiên, những quy chế cơ bản cần phải có gồm:
·       Quy chế tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị: Quy chế này quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn, chế độ phân công, phân cấp trách nhiệm, quy trình làm việc và các mối quan hệ công tác của Hội đồng quản trị để thực hiện các quyền, nghĩa vụ, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị quy định tại Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
·       Quy chế hoạt động của Ban giám đốc: quy định cụ thể nguyên tắc hoạt động, cơ cấu tổ chức của Ban Giám đốc, quyền hạn và nhiệm vụ của từng thành viên Ban Giám đốc. (Ngoài ra, cũng có Doanh nghiệp không xây dựng riêng quy chế này mà thể chế trong Quy chế về tổ chức quản lý và điều hành công ty).
·       Quy chế về tổ chức quản lý và điều hành công ty: Đây là bộ quy chế thể hiện được mô hình tổ chức bộ máy, các mối quan hệ giữa các bộ phận phòng ban trong việc thực hiện các chức năng kinh doanh của Công ty. Trong đó, việc xây dựng chức năng nhiệm vụ cho từng phòng ban như: phòng Kế toán, phòng Nhân sự, phòng Kinh doanh.. là rất quan trọng. Qua đó định hình được cơ cấu chức năng, xây dựng hệ thống nhân sự phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
·       Quy chế về tổ chức nhân sự và chính sách tiền lương, tiền thưởng: Đây là quy chế nhằm thể hiện rõ chính sách nhân sự, lương của công ty, không chỉ đối với các chức danh quản lý và với toàn bộ nhân sự, lao động trong công ty. Việc này sẽ đảm bảo sự minh bạch trọng chính sách đãi ngộ và tạo sự tin tưởng và yên tâm phấn đấu, cống hiến của nhân viên với công ty.
·       Quy chế tài chính kế toán: Đây là bộ quy chế rất quan trọng, nó thể hiện rõ phương thức hạch toán, báo cáo tài chính. Qua đó đảm bảo sự minh bạch trong việc quản lý tài chính và sử dụng nguồn vồn, tài sản của công ty. Thông qua quy chế này, các cán bộ quản lý, lãnh đạo công ty sẽ nắm được toàn bộ tình trạng tài chính, sự biến động tăng hoặc giảm của nó. Từ đó có chính sách tài chính phù hợp.
·       Ngoài ra, còn có các quy chế khác như: Quy chế quản lý hành chính, thông tin; Quy chế sử dụng nhãn hiệu của Công ty.
Các quy chế được xây dựng phải đáp ứng những yêu cầu sau:
·       Bảo đảm tính tiên tiến: Phù hợp với chiến lược phát triển của công ty;
·       Bảo đảm tính minh bạch trong quản lý: Có thể ngăn chặn được những hành vi lợi dụng tham ô, lãng phí tài sản của doanh nghiệp; gắn bó chặt chẽ giữa quyền lợi của người quản lý, người lao động với kết quả kinh doanh;
·       Bảo đảm hợp pháp: Không trái với các quy định của pháp luật có liên quan;
·       Bảo đảm tính khả thi: Chi tiết đến mức cao nhất để có thể thực hiện ngay;
·       Bảo đảm tính đồng bộ: Không tạo ra sự mâu thuẫn giữa các quy chế;
2. Quy trình xây dựng quy chế
Sau khi đã trao đổi, đàm phán và ký kết hợp đồng tư vấn, việc xây dựng các quy chế quản lý trong nội bộ doanh nghiệp cần qua các bước sau:
Bước 1: Chúng tôi khảo sát thực tế tại doanh nghiệp nhằm:
§         Nhận các tài liệu cần cung cấp;
§         Đánh giá thực trạng về công tác quản lý của doanh nghiệp;
§         Phát hiện những điểm yếu cần khắc phục;
§         Cùng lãnh đạo doanh nghiệp trao đổi để định hướng chiến lược phát triển của doanh nghiệp trong khoảng 5 năm tới;
Thời gian của bước 1: Từ 1 đến 2 ngày làm việc tại doanh nghiệp;
Bước 2: Chúng tôi dự thảo lần 1 các quy chế.
Thời gian từ 30 đến 45 ngày tuỳ thuộc vào số lượng các quy chế cần xây dựng theo hợp đồng;
Bước 3: Gửi các quy chế dự thảo để lãnh đạo doanh nghiệp góp ý
Thời gian dành cho việc nghiên cứu, góp ý từ 7 đến 10 ngày làm việc.
Bước 4: Tiếp thu các góp ý
Có thể phải tổ chức cuộc họp với lãnh đạo doanh nghiệp để chúng tôi trình bày:
§         Những góp ý nào được tiếp thu;
§         Những góp ý nào không được tiếp thu và lý do;
Bước 5: Chúng tôi dự thảo lần 2 các quy chế.
Sau khi đã trình bày về việc tiếp thu các góp ý lần 1, Chúng tôi dự thảo lần 2 các quy chế. Thời gian từ 10 đến 15 ngày.
Bước 6: Gửi dự thảo lần 2 để lãnh đạo doanh nghiệp góp ý lần cuối cùng;
Thời gian từ 5 đến 7 ngày làm việc;
Bước 7: Tiếp thu các góp ý lần 2;
Bước 8: Hoàn thiện các quy chế để Hội đồng quản trị công ty ký quyết định ban hành;