Tư vấn xây dựng quy định, quy chế quản lý lao động

Sở dĩ các công ty vướng phải những vấn đề này là do công ty khi mới thành lập các thành viên đã không chú ý, không xây dựng và thảo luận rõ ràng nguyên tắc hoạt động, nguyên tắc quản lý nội bộ của công ty dẫn đến quản lý trồng tréo, trách nhiệm không rõ ràng, thất thoát tài sản, không thống nhất được về quan điểm và phương hướng hành động.
Văn phòng luật sư Tô Đình Huy là văn phòng chuyên tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp, chúng tôi hiểu rõ và sâu sắc những vấn đề mà các công ty Viêt Nam hiện nay đang mắc phải, do đó chúng tôi cung cấp cho công ty dịch vụ tư vấn, soạn thảo các quy chế hoạt động của công ty, giúp công ty có được một hệ thống pháp quy vững mạnh tạo ra nội lực mạnh mẽ thúc đẩy công ty phát triển, các dịch vụ của chúng tôi gồm:

1. Khái niệm quy chế

 Quy chế là gì: Là quy phạm trong công ty, điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
Quy chế trong công ty được hiểu là việc soạn thảo các văn bản quản lý nội bộ và là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp. Bao gồm tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp, giữa người lao động với người lao động, giữa người lao động với ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau, đều được điều chỉnh bởi các quy chế quản trị điều hành này. Các văn bản quy chế này không được trái với pháp luật hiện hành.

2. Vai trò của quy chế nội bộ công ty.

Quy chế nội bộ được xem như " pháp luật" của mỗi DN, là nền tảng để xây dựng và quản lý một DN phát triển bền vững, văn minh và tiến bộ. Thực tế cho thấy các DN vẫn chưa dành nhiều sự quan tâm đến quy chế nội bộ hoặc không đủ khả năng để xây dựng nên hệ thống quy chế nội bộ khoa học, đầy đủ và nên còn sao chép bản mẩu.
Như vậy, Quy chế nội bộ bao gồm tất cả các quy định và các văn bản có tính bắt buộc trong từng doanh nghiệp, nhóm đối tượng hay từng lĩnh vực hoạt động.
Nếu trách nhiệm, quyền hạn, quy chế phối hợp của ban lãnh đạo với các bộ phận không rõ ràng, chồng chéo sẽ khiến bộ máy hoạt động không hiệu quả, chậm chạp. Nếu các nguyên tắc làm việc và ứng xử trong doanh nghiệp không được thiết lập khiến môi trường làm việc không văn minh, kỷ luật; nếu các quy định về sử dụng tài chính, tài sản không được minh bạch có thể khiến thất thoát thu chi trong doanh nghiệp; nếu các chuẩn mực quan hệ với đối tác, khách hàng không được xác lập có thể khiến hình ảnh của doanh nghiệp khó xây dựng và giữ gìn, nếu các quy định về lao động, tiền lương, giờ giấc, an toàn lao động, chế độ đãi ngộ không được xây dựng đầy đủ chính là nguyên nhân làm phát sinh rất nhiều tranh chấp lao độngv.v... Đây là những vấn đề mà hàng ngày rất nhiều DN đang phải đối mặt, vì vậy, việc đề ra hệ thống các quy chế chính là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất và quan trọng nhất.
Thực tế cho thấy, nếu cơ cấu tổ chức của mỗi DN là “phần cứng” thì quy chế nội bộ chính là “phần mềm” của tổ chức đó, nhằm đảm bảo cho bộ máy doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả.
Qua đó, có thể thấy lợi ích khi sử dụng quy chế nội bộ riêng của công ty như sau:
+ Quy chế nội bộ giúp quản lý điều hành nội bộ công ty dễ dàng hơn, mọi cá nhân, tập thể, đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình thông qua các quy định được đề ra trong quy chế nội bộ, từ đó đảm bảo việc thực thi cũng như hoạt động của cả hệ thống trở nên trơn tru, không bị chồng chéo.
+ Quy chế công ty giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, điều hành của ban lãnh đạo. Trên cơ sở quy chế nội bộ được ban hành, nó sẽ nâng cao tính kỷ luật nghiêm minh đến từng phòng ban, tổ đội, từng người trong doanh nghiệp.
+ Quy chế nội bộ giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Những quy chế nội bộ về tài chính, thu chi, về lương thưởng cho lao động chính là vũ khí đắc lực để quản lý nguồn vốn cũng như chế độ tài chính kế toán được tốt, tránh lãng phí, thất thoát...Nếu sử dụng tốt quy chế, nếu đặt được đúng người vào đúng vị trí, đúng sở trường thì sẽ phát huy thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.
+ Quy chế nội bộ giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sự, hòa nhã, kỷ cương, vì nó trực tiếp đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp...; giúp cho hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên.
+ Quy chế nội bộ cũng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Pháp luật không quy định nội dung cũng như hình thức của quy chế nội bộ, nên mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng quy chế nội bộ mang màu sắc riêng của mình, nhưng phải phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3. Các loại quy chế nội bộ cần xây dựng trong Doanh nghiệp

 Doanh nghiệp, người quản lý Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong các loại quy chế sau để xây dựng các quy chế quản lý nội bộ tùy theo mô hình tổ chức Doanh nghiệp như:
+ Quy chế làm việc của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát.
+ Quy chế về quản trị nhân sự, tuyển dụng lao động, đào tạo nhân sự;
+ Quy chế quản lý tài chính;
+ Quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của Doanh nghiệp;
+ Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
+ Quy chế nâng lương, nâng bậc;
+ Quy chế quản lý hợp đồng kinh tế;
+ Quy chế quản lý đầu tư dự án;
+ Quy chế về văn hóa doanh nghiệp;
+ Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng;
+ Quy chế đầu tư, góp vốn vào doanh nghiệp khác....

4. Các yêu cầu của việc xây dựng, soạn thảo quy chế nội bộ công ty:

+ Quy chế được xây dựng phải phù hợp với định hướng phát triển củaDoanh nghiệp.
+ Quy chế quản lý nội bộ phải đảm bảo tính minh bạch, chính xác, rõ ràng, đầy đủ.
+ Quy chế phải phù hợp với pháp luật có liên quan và định hướng cho bộ máy doanh nghiệp khi hoạt động phải tuân thủ pháp luật.
+ Các quy chế được ban hành có thể thực hiện ngay mà không cần thêm bất cứ văn bản hướng dẫn nào.

5. Quy trình xây dựng, soạn thảo quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp:

Quy trình xây dựng, soạn thảo quy chế quản lý nội bộ DN gồm các bước sau:
+ Bước 1: Thu thập các tài liệu, quy chế hiện có và các hồ sơ liên quan.
+ Bước 2: Soạn thảo quy chế mới hoặc sửa đổi bổ sung quy chế cũ cho phù hợp.
+ Bước 3: Gửi các dự thảo quy chế nội bộ để các phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp cho ý kiến.
+ Bước 4: Tiếp nhận ý kiến đóng góp của các phòng ban và lãnh đạo doanh nghiệp. Trong trường hợp cần thiết có thể họp bàn trong toàn thể cốt cán để thảo luận và thống nhất.
+ Bước 5: Hoàn thiện các quy chế để Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên/ chủ sở hữu doanh nghiệp ký quyết định ban hành.

6. Quy trình tư vấn soạn thảo Quy chế quản lý nội bộ doanh nghiệp

Với phương châm cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp, nhanh chóng cho dịch vụ tư vấn soạn thảo Quy chế quản lý, chúng sẽ thực hiện việc tư vấn soạn thảo Quy chế quản lý theo quy trình như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Chúng tôi linh hoạt trong các phương tiện tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng như: qua điện thoại, zalo, email… và trực tiếp tại Văn phòng.
Luật sư/Chuyên viên pháp lý được phân công tiếp nhận thông tin sẽ giới thiệu sơ bộ về Văn phòng Luật sư và dịch vụ tư vấn soạn thảo Quy chế quản lý.
Trao đổi thông tin, tài liệu, bảo dự thảo hợp đồng nếu có để tìm hiểu, đánh giá phạm vi, mục đích, nhu cầu cụ thể của Khách hàng đối với dịch vụ soạn thảo Quy chế quản lý.
Tư vấn sơ bộ cho khách hàng về các vấn đề: nhận diện tên hợp đồng, cấu trúc, các vấn đề khác có liên quan đến Quy chế quản lý
Bước 2: Báo phí dịch vụ soạn thảo Quy chế quản lý
Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, tính chất, độ phức tạp, thời gian, ngôn ngữ…của Quy chế quản lý chúng tôi sẽ đề xuất phí dịch vụ với nhiều phương thức khác nhau trên đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng và tiện lợi cho giao dịch.
Đề xuất phí dưới hình thức nào thì chúng tôi đều làm rõ các vấn đề: Phạm vi công việc, Phí và phương thức thanh toán, thời gian thực hiện, ngôn ngữ làm việc, ngôn ngữ hợp đồng…
Dự trên đề xuất phí đã thống nhất chúng tôi sẽ cùng Khách hàng ký kết Hợp đồng dịch vụ pháp lý làm cơ sở cho việc thực hiện công việc. Để đơn giản và nhanh gọn cho giao địch, chúng tôi sẽ đề xuất phương án ký kết Hợp đồng dịch vụ một cách tiện lợi nhất.
Bước 3: Chuyển Quy chế quản lý cho khách hàng
Trong khoảng thời gian đã thống nhất với khách hàng, chúng tôi sẽ gởi Bản thảo Quy chế quản lý hoặc/và Thư thư vấn cho Quy chế quản lý
Chúng tôi sẽ tiếp tục thực hiện việc điều chỉnh, bổ sung đối với Hợp đồng Quy chế quản lý đã gởi cho khách hàng mà khách hàng hoặc bên thứ ba có ý kiến, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung. Trong phạm vi cung cấp dịch vụ, chúng tôi sẽ tư vấn và điều chỉnh cho đến khi Quy chế quản lý nhưng không quá 03 lần dự thảo, sửa đổi.

7. Mẫu thông tin liên hệ

Quý khách hàng đang có nhu cầu tư vấn, soát xét, soạn thảo Quy chế quản lý, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0978845617 để nhận thông tin và tư vấn sơ bộ ban đầu một cách kịp thời. Số hotline được Luật sư tiếp nhận và xử lý trên phạm vi toàn quốc.
Thời gian làm việc từ 08 giờ sáng đến 21 giờ tối trong khoảng thời gian từ Thứ 2 đến Thứ 7 trong tuần.
Ngoài phương thức hỗ trợ qua số hotline cho dịch vụ soạn thảo Quy chế quản lý chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ trực tiếp và trực tuyến qua Zalo: 0909160684, và Email [info@luatsuhcm.com]
Hãy để đội ngũ Luật sư của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy đồng hành và hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và đồng hành cùng Quý khách hàng.