Ngoài các chế tài theo quy định pháp luật để xử lý vi phạm, giải pháp ghi nhận trong hợp đồng các thỏa thuận nhằm hạn chế chậm thanh toán là vấn đề các doanh nghiệp thật sự cần quan tâm khi thỏa thuận hợp đồng để tránh những rủi ro đáng tiếc. Qua thực tiễn tư vấn, soạn thảo, soát xét hợp đồng và tư vấn giải quyết tranh chấp hợp đồng phát sinh từ vấn đề thanh toán, chúng tôi đưa ra sau đây một số lưu ý nhằm hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
1. Hoàn thiện điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán trong hợp đồng là cơ sở để các bên thực hiện quyền cũng như nghĩa vụ của mình liên quan đến vấn đề thanh toán. Do đó, điều khoản thanh toán cần thiết được quy định đầy đủ các nội dung, rõ ràng và chặt chẽ. Đây là một trong những phương thức hạn chế việc chậm thanh toán cũng như các rủi ro kéo theo.
Một thực tế xảy ra mà doanh nghiệp khá bất ngờ khi vấn đề đã phát sinh, thậm chí cả doanh nghiệp quy mô lớn và giá trị giao dịch lớn, chính là hợp đồng không quy định điều khoản thanh toán. Đây có thể nói là sai lầm nghiêm trọng trong khâu giao kết hợp đồng do cơ chế kiểm soát hợp đồng còn lỏng lẻo, bên bán muốn chốt giao dịch để nhanh chóng bán được hàng, cung cấp được dịch vụ. Dĩ nhiên, bên mua có lý do để trì hoãn thanh toán khi hàng hóa đã nhận, dịch vụ đã được cung cấp mà hợp đồng không quy định thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán. Lúc này, doanh nghiệp vẫn có thể dựa vào quy định pháp luật điều chỉnh loại giao dịch tương ứng để đề nghị thanh toán. Tuy nhiên, việc thu hồi nợ tốn khá nhiều thời gian và chi phí. Điều đó không có nghĩa rằng hợp đồng có điều khoản thanh toán sẽ đảm bảo được thanh toán đúng và đủ nếu không lưu ý các vấn đề sau:
Thứ nhất, về thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là một trong những nội dung cơ bản của điều khoản thanh toán. Như đã nêu trên, nếu hợp đồng không quy định thì doanh nghiệp vẫn có thể đề nghị thanh toán. Tuy nhiên, thời hạn thanh toán được xác lập lại theo yêu cầu thanh toán của bên bán. Rủi ro thu hồi nợ sẽ gia tăng khi hàng, chứng từ đã giao hoặc dịch vụ đã hoàn tất. Do đó, thời điểm tính thời hạn thanh toán cần được xác định rõ. Doanh nghiệp cũng lưu ý rằng với thuật ngữ “trong vòng” và “sau” sẽ làm thay đổi bản chất của thỏa thuận về thời hạn bởi thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán sẽ khác nhau.
Thứ hai, về địa điểm thanh toán: Địa điểm thanh toán là nội dung ít khi được thể hiện trong hợp đồng. Nội dung này không có ý nghĩa đối với hình thức thanh toán chuyển khoản. Trong khi đó, địa điểm thanh toán lại thật sự quan trọng nếu thanh toán bằng tiền mặt. Nếu không thỏa thuận, bên mua được quyền thanh toán tại nơi nhận hàng/chứng từ của mình trong trường hợp có thỏa thuận giao hàng/chứng từ thay vì thanh toán tại bên bán khi hàng đã được bốc xếp, vận chuyển. Để tránh việc trì hoãn thanh toán, cần thiết ghi nhận địa điểm thanh toán trong hợp đồng khi thỏa thuận thanh toán bằng tiền mặt.
Thứ ba, về hồ sơ thanh toán: Thông thường, doanh nghiệp cho rằng đứng ở góc độ bên có nghĩa vụ thanh toán mới cần quan tâm đến hồ sơ, chứng từ thanh toán. Tuy nhiên, thực tế chứng minh điều ngược lại, hồ sơ thanh toán là một điều kiện để được thanh toán và là cơ sở để tính thời hạn thanh toán. Muốn được thanh toán, điều kiện hồ sơ phải do bên bán/bên cung cấp dịch vụ đáp ứng. Do đó, ngay từ giai đoạn soạn thảo, đàm phán, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề:
i. Hồ sơ thanh toán với mục đích là để chứng minh kết quả giao dịch phù hợp thỏa thuận hợp đồng nên những hồ sơ yêu cầu không phù hợp mục đích này cần bị từ chối, loại bỏ;
ii. Phương thức và khả năng đáp ứng điều kiện để có sự chuẩn bị đảm bảo trách nhiệm cung cấp cũng như được nhận thanh toán kịp thời;
iii. Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng được xác nhận bởi hai bên cũng là văn bản thường được yêu cầu trong hồ sơ thanh toán nên để tránh trường hợp cố tình trì hoãn thanh toán bằng việc không xác nhận biên bản, hợp đồng cần thiết quy định trách nhiệm nghiệm thu, thanh lý đối với bên có nghĩa vụ thanh toán.
Thứ tư, về phương thức thanh toán và thông tin tài khoản thanh toán: Phụ thuộc vào tính chất giao dịch, niềm tin vào đối tác để xác định phương thức thanh toán một lần hay nhiều đợt, ứng trước hay thanh toán sau khi hoàn tất công việc theo hợp đồng. Cũng cần lưu ý rằng, quyết định phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản phải phù hợp quy định pháp luật về kế toán. Đồng thời, một trong những nguyên nhân có thể dẫn đến trì hoãn thanh toán là thông tin tài khoản và phí chuyển khoản trong trường hợp thanh toán chuyển khoản. Thông tin tài khoản không bắt buộc ghi nhận trong hợp đồng nhưng nên quy định hoặc quy định phương thức cung cấp thông tin khi yêu cầu thanh toán. Ngoài ra, bên chịu phí chuyển khoản cần quy định trong hợp đồng bởi nếu giá trị giao dịch lớn, phí chuyển khoản cũng là con số đáng để cân nhắc.
Một điều khoản được quy định hoàn thiện với mục đích hạn chế vi phạm, còn khả năng vi phạm hoàn toàn có thể xảy ra. Đó là lý do cần xây dựng biện pháp bảo đảm và đặt ra chế tài.
2. Quy định biện pháp bảo đảm thanh toán và chế tài xử lý vi phạm
2.1 Bảo đảm thanh toán
Khi vi phạm đã xảy ra, thường sẽ phát sinh tranh chấp và chắc chắn thiệt hại sẽ phát sinh, ít nhất là mối quan hệ giữa các bên khó có thể duy trì hoặc đảm bảo như ban đầu. Do đó, phòng ngừa vi phạm luôn là biện pháp được ưu tiên trong mục tiêu hạn chế tranh chấp.
Để hạn chế rủi ro trong thanh toán, việc thanh toán cần chia thành nhiều đợt như ứng trước/thanh toán trước một phần giá trị hợp đồng. Tuy nhiên, phương án này chỉ hạn chế được rủi ro tương ứng với phần thanh toán trước.
Bên cạnh đó, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã quan tâm đến phương thức đặt cọc để đảm bảo trách nhiệm thanh toán. Đây là cơ chế tăng cường trách nhiệm của bên có nghĩa vụ thanh toán bởi kèm với đặt cọc sẽ có chế tài bồi thường cọc - đáng để doanh nghiệp cân nhắc khi chậm thanh toán. Khi chưa thực hiện hợp đồng, bên có nghĩa vụ thanh toán phải ứng trước một số tiền nên thường không chấp nhận đề nghị này. Do đó, hiểu được những ưu thế của mình trong giao dịch sẽ giúp bên bán hàng/cung cấp dịch vụ thành công trong đàm phán về đặt cọc.
Ngoài ra, không xét ở góc độ vay tín dụng, phương thức mà hiện nay nhiều giao dịch có quy định, đặc biệt là các giao dịch ngoại thương là nghĩa vụ thanh toán có bảo đảm như bảo lãnh thanh toán, cầm cố,... Với phương thức bảo lãnh thanh toán, bên bán/cung cấp dịch vụ được bên bảo lãnh (ngân hàng) cam kết về việc sẽ thực hiện nghĩa vụ thanh toán thay cho bên được bảo lãnh (bên mua đồng thời là khách hàng của ngân hàng) trong trường hợp bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ thanh toán của mình khi đến hạn. Trong trường hợp này, để đảm bảo hiệu quả của phương thức bảo lãnh, bên bán/cung cấp dịch vụ cần đặc biệt lưu tâm đến giá trị của chứng thư bảo lãnh.
2.2 Chế tài xử lý vi phạm
Chế tài chỉ được áp dụng khi hành vi vi phạm đã xảy ra. Tuy nhiên, chế tài nghiêm khắc, đủ sức răn đe chính là rào cản những vi phạm. Theo đó, các quyền, nghĩa vụ sau đây cần được ghi nhận trong hợp đồng để hạn chế việc chậm thanh toán:
Thứ nhất, quyền tạm ngưng hợp đồng của bên bán hàng hóa/cung ứng dịch vụ khi bên có nghĩa vụ chậm thanh toán bất kỳ khoản tiền hàng/phí dịch vụ nào đến hạn. Bên có nghĩa vụ thanh toán sẽ phải cân nhắc nếu muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng;
Thứ hai, nghĩa vụ trả lãi chậm thanh toán: Khi quy định nghĩa vụ này cần giới hạn thời gian được phép chậm thanh toán để tránh trường hợp bên có nghĩa vụ xác nhận công nợ, chấp nhận tính lãi nhưng chây ì không trả. Trong trường hợp quá thời hạn quy định, bên bán/cung cấp dịch vụ sẽ áp dụng các chế tài nghiêm khắc hơn;
Thứ ba, chế tài phạt vi phạm: phạt vi phạm trong giao dịch thương mại chỉ được áp dụng khi có thỏa thuận trong hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý ghi nhận trong hợp đồng để tránh mất quyền yêu cầu;
Thứ tư, chế tài bồi thường thiệt hại: đây là chế tài đương nhiên được áp dụng khi bên có nghĩa vụ vi phạm. Pháp luật không cấm các bên thỏa thuận mức bồi thường hay giới hạn mức bồi thường. Do vậy, doanh nghiệp nên đưa ra mức bồi thường tương xứng để đảm bảo tính răn đe.
Trên đây là số biện pháp, chế tài để hạn chế việc chậm thanh toán, doanh nghiệp có thể quy định trong hợp đồng thông qua việc xem xét và cân nhắc giao dịch cụ thể.
3. Giải pháp đảm bảo thanh toán qua quy định về giải quyết tranh chấp
Không phải là một chế tài nhưng việc quy định về nơi giải quyết tranh chấp trong một số trường hợp giúp tăng tính tuân thủ điều khoản thanh toán.
Thỏa thuận về nơi giải quyết tranh chấp là vấn đề không nhiều doanh nghiệp lưu ý khi soạn thảo, đàm phán hợp đồng bởi nếu không thỏa thuận thì pháp luật vẫn có quy định điều chỉnh hoặc thông thường chỉ thỏa thuận “tranh chấp sẽ tòa án có thẩm quyền giải quyết”. Khi xảy ra tranh chấp, việc xác định tòa án có thẩm quyền sẽ căn cứ vào quy định pháp luật.
Không thỏa thuận hoặc có thỏa thuận như nêu trên là không trái pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp bán/cung cấp dịch vụ cân nhắc nên đàm phán lựa chọn tòa giải quyết tranh chấp là tòa nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Bởi thực tiễn cho thấy khi số tiền thanh toán không lớn, bên có nghĩa vụ thiếu thiện chí sẽ chây ì không thanh toán. Với khoảng cách địa lý xa, đánh giá lợi ích kinh tế trong việc khởi kiện đòi nợ buộc doanh nghiệp bán phải cân nhắc, chấp nhận mất tiền. Đây là rủi ro không đáng có.
Không là ngoại lệ trong các khía cạnh đời sống xã hội, quan hệ kinh doanh được xác lập, thực hiện và duy trì cần dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau. Nhận thức được rằng, quy định hợp đồng rõ ràng, chặt chẽ, hợp pháp là phương thức xây dựng niềm tin, uy tín bền vững và từ đó hiệu quả kinh doanh được nâng cao. Tại bài viết này, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp các cơ sở xác lập niềm tin trong giao dịch từ vấn đề hạn chế chậm thanh toán.
Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Hoàn thiện các thỏa thuận hợp đồng để hạn chế việc chậm thanh toán nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Hoàn thiện các thỏa thuận hợp đồng để hạn chế việc chậm thanh toán chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.
Chúng tôi trên mạng xã hội