Quyền được yêu cầu cung cấp và tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên công ty tnhh – pháp luật và thực tiễn

Luật sư Tô Đình Huy		Vậy cơ chế nào để đảm bảo quyền lợi cho nhà đầu tư? Đó chính là quyền kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp thông qua người quản lý và hồ sơ doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều trường hợp nhà đầu tư mâu thuẫn, tranh chấp với người quản lý nên việc kiểm soát hoạt động doanh nghiệp thông qua hồ sơ doanh nghiệp là phương án tối ưu để bảo vệ quyền lợi cho mình. Pháp luật cũng ghi nhận quyền này cho thành viên công ty. Tuy nhiên, thực tế quyền này có được thực hiện đảm bảo không với những quy định hiện hành? Trong phạm vi bài viết này chúng tôi khái quát quy định pháp lý, vai trò và một số vấn đề trong thực tiễn liên quan đến quyền yêu cầu cung cấp và tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên công ty TNHH.
Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Dung

1. Quyền được yêu cầu cung cấp, tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên
Điểm c Khoản 1 Điều 41 Luật doanh nghiệp 2005 quy định:
Điều 41. Quyền của thành viên
1. Thành viên doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có các quyền sau đây:
c) Kiểm tra, xem xét, tra cứu, sao chép hoặc trích lục sổ đăng ký thành viên, sổ ghi chép và theo dõi các giao dịch, sổ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm, sổ biên bản họp Hội đồng thành viên, các giấy tờ và tài liệu khác của công ty;
Theo đó, Luật doanh nghiệp 2005 đã ghi nhận quyền của thành viên doanh nghiệp được tiếp cận thông tin, hồ sơ về hoạt động của công ty.
Điểm b, c khoản 8 Điều 50 Luật doanh nghiệp 2014 quy định:
Điều 50. Quyền của thành viên
8. Trừ trường hợp quy định tại khoản 9 Điều này, thành viên, nhóm thành viên sở hữu từ 10% số vốn điều lệ trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn do Điều lệ doanh nghiệp quy định còn có thêm các quyền sau đây:
b) Kiểm tra, xem xét, tra cứu sổ ghi chép và theo dõi các giao dịch, sổ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm;
c) Kiểm tra, xem xét, tra cứu và sao chụp sổ đăng ký thành viên, biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng thành viên và các hồ sơ khác của công ty;
Quyền tiếp cận thông tin của thành viên không có nhiều khác biệt tại Luật doanh nghiệp 2014. Cũng là quyền như Luật doanh nghiệp 2005 nhưng Luật doanh nghiệp 2014 chia quyền tiếp cận thông tin của thành viên công ty thành 02 nhóm là quyền tiếp cận (i) những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh và (ii) nhóm thông tin liên quan đến hoạt động quản trị doanh nghiệp. Đồng thời, Luật doanh nghiệp 2014 ghi nhận rõ hơn tài liệu được tiếp cận có bao gồm Nghị quyết Hội đồng thành viên. Quy định này giúp thành viên dễ dàng xác định phạm vi hồ sơ, tài liệu yêu cầu cung cấp khi có nhu cầu và cũng thuận tiện cho việc lưu trữ.

2. Vai trò của quyền tiếp cận thông tin của thành viên công ty
Góp vốn vào doanh nghiệp, thành viên được trực tiếp ký tên trên sổ đăng ký thành viên, được tham gia các cuộc họp Hội đồng thành viên và ký tên trên biên bản họp. Với nhu cầu cập nhật thông tin thành viên doanh nghiệp tại từng thời điểm, vì nhiều lý do không thể tham gia họp HĐTV, cần có văn bản làm cơ sở theo dõi hoạt động công ty, chứng cứ cho việc tranh chấp,… mà thành viên cần được thực hiện quyền kiểm tra, xem xét, tra cứu, sao chụp sổ đăng ký thành viên, biên bản họp, nghị quyết HĐTV. Hoặc cũng có thể vì thất lạc hồ sơ mà thành viên cần sao chụp Điều lệ, giấy chứng nhận đầu tư/đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ pháp lý khác của công ty.

Bên cạnh quyền tiếp cận thông tin quản trị thì việc kiểm tra thông tin hoạt động kinh doanh có vai trò rất quan trọng đối với việc kiểm soát hiệu quả đầu tư. Các nhà đầu tư đi đến sự đồng thuận và thành lập doanh nghiệp là bước khởi đầu của hoạt động đầu tư, kinh doanh. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đầu tư/đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh để thu hồi lợi nhuận từ việc khai thác vốn đầu tư. Trong phạm vi công ty TNHH, vai trò của việc tiếp cận thông tin kinh doanh thể hiện khác nhau qua các hình thức quản lý, điều hành doanh nghiệp của các thành viên như sau:
i. Trường hợp các thành viên góp vốn cùng là người lao động, trực tiếp quản lý doanh nghiệp thì trong quá trình kinh doanh, các thành viên có nhiều cơ hội nắm bắt thông tin, kiểm soát được tình hình hoạt động hàng ngày của công ty. Tuy nhiên, việc xem xét, sao chụp dữ liệu để quản lý bằng văn bản vẫn là phương thức tối ưu trong việc bảo vệ quyền lợi thành viên.
ii. Trường hợp chỉ có một hoặc một số thành viên doanh nghiệp tham gia điều hành công ty, những thành viên khác chỉ đầu tư vốn và nhận lợi nhuận tương ứng phần vốn góp thì quyền tiếp cận hồ sơ doanh nghiệp đối với thành viên không quản lý rất quan trọng. Đây là phương thức nắm bắt hoạt động của doanh nghiệp và kiểm soát hoạt động của các thành viên quản lý để đảm bảo khoản lợi nhuận được chia tương xứng với doanh thu thực tế của doanh nghiệp.
iii. Trường hợp khác là thành viên góp vốn chỉ trên danh nghĩa, có thể vì nhiều mục đích, chẳng hạn thành viên này cần thêm một người có thể tin tưởng để đủ số lượng thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật, hoặc thành viên có danh tiếng mà doanh nghiệp có thể khai thác danh tiếng này phục vụ hoạt động của mình,... Trên thực tế họ không góp vốn và quyền lợi được hưởng có thể là một con số cố định hoặc chia theo tỷ lệ lợi nhuận. Nếu thỏa thuận chia lợi nhuận bằng con số cố định thì việc xem xét hồ sơ kinh doanh của doanh nghiệp không mang tính cần thiết. Chỉ khi nào lợi nhuận dựa trên doanh thu thì việc kiểm tra hồ sơ kinh doanh là căn cứ rất quan trọng để đảm bảo lợi nhuận thu được.
iv. Cũng có trường hợp sau khi góp vốn thành lập công ty, các thành viên thuê người khác làm giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh và quản lý hồ sơ công ty. Đây là trường hợp mà vai trò của quyền tiếp cận hồ sơ doanh nghiệp của thành viên phản ánh toàn diện nhất. Khi thành viên bỏ vốn ra đầu tư nhưng không trực tiếp quản lý thì để kiểm soát nguồn vốn đầu tư họ bắt buộc phải tiếp cận, xem xét, kiểm tra toàn diện hồ sơ công ty.

3. Một số vấn đề trong thực tiễn thực hiện quyền tiếp cận thông tin của thành viên
Đối với các công ty TNHH quy mô nhỏ thì thường được xây dựng dựa trên mối quan hệ cá nhân quen biết, tin tưởng giữa các nhà đầu tư; số lượng thành viên hạn chế và thường các thành viên phân quyền trực tiếp quản lý nên quyền tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên cũng được thực hiện đảm bảo hơn. Tuy nhiên, việc tuân thủ để thành viên thực hiện quyền trong nhóm đối tượng này cũng không phải tuyệt đối. Thực tế, sau khi thành lập, việc doanh nghiệp hoạt động hiệu quả/không hiệu quả hoặc không thống nhất phương án quản lý, đầu tư cũng có thể là nguyên nhân gây tranh chấp và thành viên nào đang nắm được quyền quản lý cũng có thể hạn chế quyền tiếp cận thông tin của thành viên khác.

Với xu thế mở cửa thị trường, khuyến khích đầu tư thì dù hạn chế số lượng thành viên theo luật định nhưng nhiều công ty TNHH quy mô khá lớn (lớn hơn nhiều công ty cổ phần) về các nguồn lực đầu tư, phạm vi hoạt động với sự liên kết, hợp tác của nhiều công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước. Việc quản trị, điều hành đối với các doanh nghiệp này cũng phức tạp hơn nhiều. Tính tuân thủ quy định đảm bảo quyền tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên phụ thuộc nhiều vào thỏa thuận hợp tác; quy chế công ty; sự phân quyền quản lý và cơ chế kiểm soát việc quản lý cũng như thiện chí của các thành viên, người quản lý doanh nghiệp. Lối tư duy quản lý của các nhà đầu tư ngày càng được nâng lên và có sự cẩn trọng đáng kể trong việc bảo vệ quyền lợi của mình trong quá trình hợp tác. Tuy nhiên, thực tế vẫn có một số trường hợp vì sự hạn chế của quy định pháp lý mà quyền lợi của nhà đầu tư không được đảm bảo.

Liên quan đến quyền quản lý hồ sơ công ty: mặc dù luật quy định tiếp cận hồ sơ là quyền của thành viên nhưng hồ sơ doanh nghiệp có bộ phận quản lý, lưu trữ riêng và phải được sự chấp thuận của người quản lý doanh nghiệp – người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì bộ phận lưu trữ mới cung cấp cho thành viên. Như vậy, vô hình chung quyền tiếp cận hồ sơ doanh nghiệp của thành viên trở thành quyền có điều kiện. Nhiều trường hợp quyền của thành viên bị cản trở bởi quy trình này khi người quản lý doanh nghiệp không đưa ra chấp thuận cung cấp hồ sơ cho thành viên.

Một ví dụ điển hình được chúng tôi nêu ra ở đây cho thấy quyền tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên doanh nghiệp bị cản trở, kéo dài nhiều năm và dù áp dụng đến nhiều biện pháp pháp lý cũng chưa thể giải quyết. Các thành viên là doanh nghiệp cùng liên doanh thành lập một công ty TNHH tại Cần Thơ. Đại diện của một thành viên được chỉ định làm người đại diện theo pháp luật của liên doanh. Đại diện của các thành viên còn lại không trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh. Khi thành lập doanh nghiệp, thành viên không được giao bản chính điều lệ, hợp đồng thuê đất để thành lập liên doanh. Bản chính giấy chứng nhận đầu tư, con dấu, các hồ sơ kinh doanh của doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật quản lý. Khi các thành viên tranh chấp liên quan đến hợp đồng thuê đất, phần vốn góp thì người đại diện theo pháp luật không đồng ý giao hồ sơ doanh nghiệp cho các thành viên xem xét, sao chụp. Tranh chấp được đưa ra Tòa án. Thông qua nhiều lần yêu cầu trực tiếp không được đáp ứng, thành viên doanh nghiệp yêu cầu Tòa án thu thập chứng cứ và buộc người đại diện theo pháp luật cung cấp hồ sơ công ty. Tòa án vẫn “im lặng” và “đợi” người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp chuẩn bị và cung cấp dần hồ sơ liên quan đến tranh chấp, còn tất cả các hồ sơ liên quan đến doanh nghiệp thì vẫn phải đợi phán quyết của Tòa. Thực tế vụ việc kéo dài đã 05 năm, chuyển qua nhiều thẩm phán vẫn chưa được giải quyết và trong thời gian đó quyền tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên vẫn bị xâm phạm.

Ví dụ này không nhằm nhấn mạnh đến việc trì trệ, kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ của Tòa án mà chúng tôi muốn đề cập đến cơ chế để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của thành viên trong trường hợp này. Vấn đề đặt ra là Hội đồng thành viên có quyền bãi nhiệm/miễn nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên, giám đốc công ty[1] và thay thế người khác. Đây là cơ sở để các thành viên bị xâm phạm quyền lợi kiểm soát hoạt động công ty, đồng thời yêu cầu người đại diện theo pháp luật bị thay thế bàn giao hồ sơ, con dấu. Khi quyền lực quản lý tập trung, tức người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đồng thời là giám đốc, kiêm chủ tịch HĐTV thì việc tổ chức họp để quyết định vấn đề nêu trên diễn ra khó khăn vì sự không hợp tác của người quản lý. Và càng khó hơn khi việc thay đổi các chức danh trên mà họ là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì phải thông qua thủ tục đăng ký thay đổi tại Sở kế hoạch và đầu tư[2]. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật không bắt buộc trong các văn bản của hồ sơ phải có con dấu doanh nghiệp nhưng các Sở KH và ĐT lấy lý do Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định con dấu thể hiện vị trí pháp lý và giá trị pháp lý đối với các văn bản của doanh nghiệp nên không giải quyết hồ sơ, trong khi đó người đại diện theo pháp luật chiếm giữ con dấu. Do đó, thành viên doanh nghiệp phải sử dụng con đường tố tụng nhưng quyền của thành viên phải đợi phán quyết của Tòa án mới có thể thực hiện và thực tế tố tụng đang diễn ra như chúng tôi đã nêu. Các thành viên doanh nghiệp rơi vào bế tắc khi không thực hiện được quyền của mình dù được luật quy định rõ.

Hiện nay, Luật doanh nghiệp cho doanh nghiệp tự quyết số lượng, hình thức con dấu được xem là bước tiến bộ đáng ghi nhận nhưng không phải là biện pháp có thể giải quyết vướng mắc trong trường hợp này. Trong khi xu hướng thế giới xem trọng chữ ký và không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu thì quy định ghi nhận việc không bắt buộc sử dụng con dấu trong một số trường hợp là cần thiết. Rõ ràng Luật doanh nghiệp không yêu cầu con dấu trong các văn bản thay thế người đại diện theo pháp luật nhưng lại không ghi nhận rõ là không buộc đóng dấu doanh nghiệp. Chính vì thế mà bằng một văn bản khác, cơ quan Nhà nước lại từ chối giải quyết quyền lợi cho thành viên doanh nghiệp.

Như vậy, có thể thấy Luật doanh nghiệp quy định cho thành viên công ty được quyền tiếp cận thông tin công ty để đảm bảo quyền lợi của mình khi là người đầu tư vốn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều trường hợp thành viên không được đảm bảo thực hiện quyền này nếu không có sự hợp tác từ người quản lý - thậm chí không phải thành viên công ty. Xét thấy cần có quy chế pháp lý rõ ràng hơn cho trường hợp bị cản trở tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên.

---

[1] Điểm đ Khoản 2 Điều 56 Luật doanh nghiệp 2014

[2] Điều 43 Nghị định 78/2015/NĐ-CP

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Quyền được yêu cầu cung cấp và tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên công ty tnhh – pháp luật và thực tiễn nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Quyền được yêu cầu cung cấp và tiếp cận thông tin doanh nghiệp của thành viên công ty tnhh – pháp luật và thực tiễn chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com