Ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp, các vấn đề cần lưu ý

Ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp, các vấn đề cần lưu ý

Ủy quyền là hoạt động phổ biến trong công tác quản lý doanh nghiệp. Số lượng chủ thể có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp là có giới hạn nhằm mục đích thống nhất quản lý và kiểm soát. Tuy nhiên, cũng chính điều này dẫn đến tình trạng không đảm bảo được tính toàn diện, hiệu quả trong quản lý khi quy mô doanh nghiệp lớn, hoạt động đa dạng và phức tạp, nhiều tình huống phát sinh. Hướng đến tính hiệu quả và sự thuận lợi trong công tác quản lý doanh nghiệp, ủy quyền được lựa chọn như một giải pháp tối ưu.

Tuy nhiên, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng thực hiện ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật. Nếu không chú trọng tính pháp lý của việc ủy quyền thì việc ủy quyền đôi khi sẽ trở nên “vô nghĩa”. Sau đây là các vấn đề cần lưu ý khi thực hiện ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp:

1. Thẩm quyền ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp thuộc về ai?

Không phải ai cũng có thẩm quyền ủy quyền thực hiện các công việc liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Theo quy định của pháp luật hiện hành, chỉ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có thể xác lập quan hệ ủy quyền quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, người nhận ủy quyền cũng có thẩm quyền ủy quyền. Theo đó, người nhận ủy quyền có quyền ủy quyền lại cho người thứ ba khi (i) được sự đồng ý của người ủy quyền hoặc (ii) do sự kiện bất khả kháng nếu không áp dụng ủy quyền lại thì việc ủy quyền ban đầu không thể thực hiện được.

2. Mọi ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật đều có hiệu lực trong hoạt động quản lý doanh nghiệp?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình bằng hai tư cách: tư cách cá nhân, độc lập với doanh nghiệp và tư cách người đại diện của doanh nghiệp. Vì thế, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, nội dung giấy ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp phải ghi rõ người đại diện theo pháp luật đang sử dụng tư cách đại diện cho doanh nghiệp để xác lập việc ủy quyền; phạm vi ủy quyền được giới hạn bởi quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo quy định của pháp luật và Điều lệ (nếu có). Đồng thời, ngoài chữ ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải chú ý đến việc sử dụng con dấu để thể hiện rõ hơn tính đại diện cho doanh nghiệp của việc xác lập ủy quyền.

3. Các trường hợp buộc phải ủy quyền
Về cơ bản, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho người khác thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình vào bất kỳ thời điểm nào. Tuy nhiên, có những trường hợp bắt buộc phải ủy quyền theo quy định của pháp luật. Cụ thể, khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong quản lý doanh nghiệp.
4. Các trường hợp không được ủy quyền
Doanh nghiệp cần lưu ý về một số trường hợp người đại diện theo pháp luật không được ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, theo quy định của pháp luật, nếu người đại diện theo pháp luật đồng thời là Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của tổ chức tín dụng là hợp tác xãthì không được ủy quyền cho những người không phải là thành viên Hội đồng quản trị thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình; hoặc người đại diện theo pháp luật khi thay mặt doanh nghiệp gửi tiền phải trực tiếp thực hiện giao dịch gửi tiền tại tổ chức nhận tiền gửi tiết kiệm và xuất trình các giấy tờ; v.v. Nếu việc ủy quyền vẫn được xác lập dù pháp luật không cho phép thì việc ủy quyền có thể bị từ chối khi thực hiện hoặc có thể bị vô hiệu kèm theo chế tài xử lý.

5. Có thể từ chối nhận ủy quyền hay không?
Nếu văn bản ủy quyền được thể hiện dưới dạng hợp đồng thì thực hiện nội dung ủy quyền là nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền. Trong trường hợp từ chối thực hiện, bên nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm đối với người ủy quyền theo thỏa thuận hợp đồng và/hoặc trách nhiệm pháp lý nếu việc từ chối là vi phạm hợp đồng/pháp luật liên quan.
Trong trường hợp văn bản ủy quyền thể hiện dưới dạng giấy ủy quyền, đây là hành vi pháp lý đơn phương của bên ủy quyền. Do vậy, bên nhận ủy quyền có quyền thực hiện hoặc từ chối mà bên ủy quyền không thể ràng buộc trách nhiệm.
Như vậy, dù thể hiện dưới hình thức nào, bên nhận ủy quyền đều có thể từ chối thực hiện. Từ chối thực hiện trong trường hợp người nhận ủy quyền xét thấy nội dung ủy quyền là trái quy định của pháp luật hoặc không phù hợp với chuẩn mực đạo đức xã hội là phương án tránh những rủi ro pháp lý có thể phải gánh chịu nếu thực hiện hành vi vi phạm. Để hạn chế tranh chấp, quyền từ chối thực hiện cần thiết được ghi nhận trong văn bản ủy quyền.

6. Giải quyết thế nào khi văn bản ủy quyền không ghi nhận thời hạn?
Thời hạn ủy quyền do người đại diện theo pháp luật ấn định và được ghi rõ trong văn bản ủy quyền. Thời hạn ủy quyền có thể là một khoảng thời gian xác định hoặc khoảng thời gian kể từ ngày ủy quyền cho đến thời điểm công việc hoàn tất. Nếu thời hạn ủy quyền không được ghi nhận rõ trong văn bản ủy quyền thì sẽ đượcxem xét theo quy định của pháp luật dân sự. Theo đó, thời hạn ủy quyền là một năm kể từ ngày phát sinh quyền đại diện theo ủy quyền.

7. Sau khi ủy quyền, trách nhiệm của các bên được giải quyết như thế nào?
Xác lập văn bản ủy quyền không có nghĩa là người ủy quyền sẽ không còn bất kỳ trách nhiệm gì hay người nhận ủy quyền sẽ có toàn quyền quyết định đối với những công việc được ủy quyền. Theo quy định của pháp luật, người ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những hành vi do người nhận ủy quyền thực hiện trong phạm vi và thời hạn ủy quyền. Đồng thời, người nhận ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước người ủy quyền và trước pháp luật về những hành vi mà mình thực hiện. Do đó, người ủy quyền cần phải sát sao theo dõi, giám sát việc thực hiện nội dung ủy quyền để có thể can thiệp khi cần thiết và người nhận ủy quyền cần phải đảm bảo rằng những công việc mình thực hiện là hợp pháp và phù hợp với ý chí của người ủy quyền.

8. Hậu quả của việc vượt quá phạm vi ủy quyền
Công việc do người nhận ủy quyền thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền có thể làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người ủy quyền đối với phần công việc được thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền trong các trường hợp sau đây: (i) người ủy quyền đồng ý; (ii) người ủy quyền biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý; (iii) người ủy quyền có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người nhận ủy quyền đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi ủy quyền. Do vậy, người ủy quyền cần có các hành động phù hợp khi biết được việc vượt quá phạm vi ủy quyền để tránh phải chịu các trách nhiệm phát sinh bởi hành vi này.

Trên đây là một số vấn đề cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý về ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp. Chú trọng đến tính pháp lý của việc ủy quyền cũng chính là chú trọng đến hiệu quả hoạt động, lợi ích chung của doanh nghiệp, hạn chế tối đa những rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải từ những hành vi ủy quyền, thực hiện ủy quyền bất hợp pháp.

Tác giả bài viết: Luật sư Nguyễn Thị Ngọc Dung-VPLS Tô Đình Huy

Đang truy cập : 16

Hôm nay : 1298

Tháng hiện tại : 77891

Tổng lượt truy cập : 10432201

» Nghiên cứu - Ấn phẩm » Bài viết

Ủy quyền trong quản lý doanh nghiệp, các vấn đề cần lưu ý

Địa chỉ liên hệ

Thống kê

Tư vấn luật trực tuyến