Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

1. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Căn cứ quy định tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, dữ liệu cá nhân được định nghĩa như sau: 

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.

...

Trên cơ sở đó, có thể hiệu "hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân" là tài liệu do tổ chức, doanh nghiệp lập ra nhằm phân tích, xác định và đánh giá mức độ ảnh hưởng của các hoạt động thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ hoặc xử lý dữ liệu cá nhân đối với quyền và lợi ích của cá nhân có dữ liệu được xử lý.

Hồ sơ này thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, đồng thời giúp kiểm soát rủi ro, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật trong quá trình xử lý dữ liệu.

2. Khi nào cần lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

- Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân lập, lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và gửi 01 bản chính cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời gian 60 ngày kể từ ngày đầu tiên xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp là Cơ quan nhà nước có thẩm quyền không phải thực hiện quy định về đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân quy định.

- Đồng thời, Bên xử lý dữ liệu cá nhân lập và lưu trữ hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo thỏa thuận với bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp là Cơ quan nhà nước có thẩm quyền không phải thực hiện quy định về đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân quy định.

Tuỳ vào phạm vi và tính chất hoạt động, doanh nghiệp có thể đóng các vai trò khác nhau trong quá trình xử lý dữ liệu, bao gồm:

• Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân: Là tổ chức hoặc cá nhân quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu cá nhân.
• Bên xử lý dữ liệu cá nhân: Thực hiện xử lý dữ liệu thay mặt bên kiểm soát theo hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân: Vừa quyết định mục đích, phương tiện, vừa trực tiếp xử lý dữ liệu.

Việc lập hồ sơ đánh giá tác động đúng thời hạn và đúng vai trò giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời nâng cao tính minh bạch và an toàn trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

>>Tham khảo: Tư vấn hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

3. Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân bao gồm những gì?

Căn cứ Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân có hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân (gồm Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, hoặc Bên Xử lý dữ liệu cá nhân) đều phải lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu.

- Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 10 tại Phụ lục của Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Bao gồm các nội dung sau đây;

• Thông tin và chi tiết liên lạc của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
• Chi tiết liên lạc của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân; tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có) của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
• Mô tả và luận giải mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, loại dữ liệu cá nhân xử lý, chi tiết các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân và sơ đồ luồng dữ liệu cá nhân;
• Mô tả và luận giải về việc thực hiện xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, chính sách lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân;
• Phương án bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân, các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, sơ đồ thiết kế hệ thống, tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;
• Kết quả đánh giá tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng, rủi ro của hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, rủi ro đó.

- Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân, thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;

- Chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân.

Lưu ý: Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và nộp 01 bản chính bằng phương thức trực tuyến hoặc trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân kèm theo Mẫu số 02a/02b tại Phụ lục của Nghị định 356/2025/NĐ-CP trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

4. Trình tự lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Theo quy định Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, tổ chức, cá nhân khi thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân phải lập và gửi Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đến Bộ Công an (Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao).

4.1. Nơi thực hiện thủ tục

Thủ tục thông báo được thực hiện tại:

• Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an; hoặc
• Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (sau khi được Bộ Công an công bố chính thức);
• Hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính theo quy định.

4.2. Trình tự, thủ tục thực hiện

Quy trình thông báo hồ sơ được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1: Tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Khai báo và hoàn thiện các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin theo hướng dẫn.

Bước 3: Gửi hồ sơ đã hoàn thiện qua một trong các hình thức:

• Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an;
• Hoặc gửi qua bưu điện.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi kết quả về việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. 

- Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân đánh giá và trả kết quả đối với hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đạt yêu cầu hoặc không đạt yêu cầu trong thời hạn 15 ngày.

- Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân đánh giá, yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong thời hạn 30 ngày đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định. Trường hợp bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân không thực hiện hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định, cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xem xét áp dụng các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Như vậy, việc thực hiện đúng trình tự và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tổ chức, cá nhân hoàn tất nghĩa vụ pháp lý trước khi xử lý dữ liệu cá nhân, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, an toàn và tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu.

>> Xem thêm: Các gói và phí dịch vụ Luật sư riêng cho doanh nghiệp

5. Công việc của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy khi thực hiện dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Khi thực hiện dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo quy trình đánh giá tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Các công việc cụ thể bao gồm:

• Đánh giá hiện trạng tuân thủ:

- Xác định đối tượng tuân thủ quy định BVDLCN;

- Xác định việc tuân thủ quy định BVDLCN của doanh nghiệp (đã/chưa tuân thủ, mức độ tuân thủ).

• Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân: Căn cứ quy định pháp luật và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng chính sách BVDLCN (trong mối quan hệ với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và trong nội bộ doanh nghiệp) làm cơ sở tuân thủ.

• Lập sơ đồ luồng dữ liệu: 

- Lập vòng đời của dữ liệu từ khi thu thập đến khi hoàn tất xử lý dữ liệu.

- Sơ đồ luồng là một phần của nội dung báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới.

- Ngoài phục vụ mục đích nộp hồ sơ, lập sơ đồ luồng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát được việc tuân thủ, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan.

• Lập báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân: Lập báo cáo theo quy định Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP để lưu trữ phục vụ kiểm tra, thanh tra và nộp cho Bộ Công an. Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân (bên kiểm soát dữ liệu, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu, bên xử lý dữ liệu).

• Lập báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: Lập báo cáo theo quy định Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP để lưu trữ phục vụ kiểm tra, thanh tra và nộp cho Bộ Công an. Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân có chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (bao gồm cả lưu trữ trên các nền tảng ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc hệ thống máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc trên dịch vụ điện toán đám mây của nhà cung cấp dịch vụ ở nước ngoài,…)

• Training quy định, chính sách và đánh giá định kỳ: 

- Cập nhật quy định pháp luật về BVDLCN doanh nghiệp cần tuân thủ.

- Cập nhật và giải thích quy định chính sách xây dựng bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Đánh giá tính tuân thủ về chính sách, vận hành, con người, kỹ thuật.

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật hành chính, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết đồng hành cùng khách hàng trong các vấn đề liên quan đến đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, giúp doanh nghiệp, tổ chức thực hiện nghĩa vụ pháp lý một cách đầy đủ, hợp pháp và hiệu quả.

>>Tham khảo bài viết: Văn phòng Luật sư uy tín tại TP.HCM - Cách nhận diện

6. Vì sao nên chọn Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy?

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đơn vị uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và an ninh mạng, đặc biệt trong dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật Đội ngũ luật sư tại Văn phòng được đào tạo chuyên sâu, am hiểu quy định pháp luật và có kinh nghiệm thực tiễn phong phú trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý dữ liệu đúng chuẩn, an toàn và hợp pháp.

Không chỉ vững chuyên môn, Văn phòng còn đặt sự tận tâm và chính xác lên hàng đầu trong từng hồ sơ. Mục tiêu là giúp khách hàng đảm bảo tuân thủ pháp luật, giảm thiểu rủi ro pháp lý, đồng thời nâng cao tính minh bạch và uy tín trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết tuân thủ nghiêm ngặt Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề nghiệp luật sư, đảm bảo tính khách quan, trung thực và bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng. Mọi dữ liệu, tài liệu và thông tin do khách hàng cung cấp đều được lưu giữ an toàn và chỉ được sử dụng phục vụ cho mục đích tư vấn, lập hồ sơ hoặc khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, đội ngũ luật sư tận tâm và tiêu chuẩn bảo mật cao, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là lựa chọn đáng tin cậy cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đang có nhu cầu lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Văn phòng sẽ đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình, giúp thủ tục diễn ra hợp pháp, nhanh chóng và an toàn tuyệt đối.

7. Thông tin liên hệ của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

Nếu Quý khách có nhu cầu sử dụng Dịch vụ lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy qua số điện thoại 0909 016 0684 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả. Đây là đường dây nóng trực tiếp của luật sư, tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng trên phạm vi toàn quốc, bao gồm cả tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân.

Thời gian làm việc: từ 8h00 đến 21h00, từ Thứ Hai đến Thứ Bảy hằng tuần.

Ngoài số điện thoại, Quý khách có thể liên hệ qua các kênh sau:

• Zalo: 0978 845 617
• Email: info@luatsuhcm.com

Chúng tôi hiểu rằng việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không chỉ là nghĩa vụ pháp lý theo quy định pháp luật hiện hành, mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro và bảo vệ uy tín trong hoạt động kinh doanh. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về pháp luật bảo vệ dữ liệu, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết đồng hành cùng khách hàng, mang đến giải pháp pháp lý toàn diện, hợp pháp và an toàn thông tin tuyệt đối.

Hãy để Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy trở thành đối tác pháp lý tin cậy, hỗ trợ Quý khách trong toàn bộ quy trình lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, đúng quy định và an toàn cho doanh nghiệp.