Quy chế nội bộ của doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành

1. Quy chế nội bộ doanh nghiệp là gì?

- Quy chế nội bộ doanh nghiệp là hệ thống văn bản quy phạm nội bộ do doanh nghiệp tự xây dựng và ban hành, nhằm cụ thể hóa các quy định của pháp luật vào điều kiện đặc thù của đơn vị. Về mặt bản chất, đây là công cụ thực thi quyền quản trị của người sử dụng lao động hoặc cơ quan quản lý doanh nghiệp, thiết lập trật tự kỷ luật, quy trình vận hành và cơ chế kiểm soát rủi ro.

- Quy chế nội bộ doanh nghiệp được ban hành dựa trên quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung 2025) và Bộ luật lao động 2019. Ngoài ra, quy chế nội bộ doanh nghiệp còn được xây dựng dựa trên quy định Luật sở hữu trí tuệ, Luật Kế toán 2015, Luật thuế và các văn bản hướng dẫn, Điều lệ công ty và các nghị định, thông tư liên quan khác.

Lưu ý: Quy chế nội bộ doanh nghiệp không được trái với quy định pháp luật và điều lệ doanh nghiệp.

👉 Tham khảo thêm: Luật sư Doanh nghiệp giỏi - VPLS Tô Đình Huy

2. Các nhóm quy chế quan trọng trong quy chế nội bộ doanh nghiệp

Hệ thống quy chế nội bộ hiện nay được phân chia dựa trên đối tượng điều chỉnh và căn cứ luật định cụ thể:

2.1 Nhóm quy chế về tổ chức và quản trị nội bộ

- Quy chế nội bộ thể hiện quyền tự chủ trong quản trị của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quyền này không mang tính tuyệt đối mà bị giới hạn bởi hệ thống pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế quy trình, cơ cấu và cơ chế vận hành, nhưng không được trái luật hoặc làm phát sinh các nghĩa vụ trái quy định.

• Đối tượng: Điều chỉnh mối quan hệ giữa các chủ thể quản lý (Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban Kiểm soát, Giám đốc/Tổng giám đốc).

• Vai trò: Xác định thẩm quyền, trách nhiệm và quy trình ra quyết định, đảm bảo sự minh bạch và ngăn ngừa xung đột lợi ích trong doanh nghiệp.

• Cơ sở pháp lý: Điều 15, Điều 163 Luật Doanh nghiệp 2020.

- Đây là nhóm quy chế phản ánh nguyên tắc “tự do kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật” – một nguyên tắc nền tảng của pháp luật doanh nghiệp Việt Nam.

- Cơ sở pháp lý:

• Điều 7 Luật Doanh nghiệp 2020: Doanh nghiệp có quyền tự chủ kinh doanh nhưng phải tuân thủ pháp luật

• Điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020: Nghĩa vụ của doanh nghiệp bao gồm tuân thủ pháp luật, điều lệ công ty

• Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015: Nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết nhưng không được trái pháp luật

2.2 Nhóm quy chế về lao động và tiền lương

- Không phải mọi quy chế nội bộ đều bắt buộc, nhưng nội quy lao động là ngoại lệ mang tính pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên. Đây là công cụ để doanh nghiệp thiết lập kỷ luật lao động và xử lý vi phạm.

• Đối tượng: Điều chỉnh quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động.

• Danh mục bắt buộc/khuyến khích: Nội quy lao động (bắt buộc đăng ký nếu sử dụng từ 10 lao động trở lên), Quy chế trả lương, Quy chế thưởng, Quy chế đào tạo.

- Việc không ban hành hoặc không đăng ký nội quy lao động có thể khiến doanh nghiệp mất đi cơ sở pháp lý khi xử lý kỷ luật nhân viên.

- Cơ sở pháp lý:

2.3 Nhóm quy chế về tài chính và bảo mật thông tin

- Quy chế tài chính không chỉ là công cụ quản trị nội bộ mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ với Nhà nước. Nếu xây dựng sai hoặc trái quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro về thuế, kế toán hoặc thậm chí là trách nhiệm hình sự.

- Nhóm quy chế này quy định về chi tiêu nội bộ, định mức sử dụng tài sản và cơ chế bảo vệ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ.

Do đó, quy chế tài chính cần đồng bộ với hệ thống chuẩn mực kế toán và quy định thuế hiện hành.

- Cơ sở pháp lý:

• Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định về bảo vệ bí mật kinh doanh tại Luật Sở hữu trí tuệ.

• Điều 4 và Điều 6 Luật Kế toán 2015: Nguyên tắc kế toán và yêu cầu trung thực, đầy đủ

• Luật Quản lý thuế 2019: Nghĩa vụ kê khai, nộp thuế

• Điều 16 Luật Kế toán 2015: Đơn vị kế toán phải tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

2.4 Quy định khác

- Quy chế tổ chức và quản lý phù hợp với điều lệ doanh nghiệp

+ Điều lệ công ty là “nội bộ” của doanh nghiệp. Mọi quy chế nội bộ phải thống nhất với điều lệ. Nếu có mâu thuẫn, điều lệ sẽ có giá trị ưu tiên.

+ Quy chế tổ chức và quản lý giúp cụ thể hóa điều lệ, đặc biệt trong việc phân quyền và vận hành thực tế.

+ Cơ sở pháp lý:

• Điều 24 Luật Doanh nghiệp 2020: Nội dung điều lệ công ty

• Điều 153, 162 Luật Doanh nghiệp 2020: Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc

• Nguyên tắc chung: văn bản nội bộ cấp dưới không được trái văn bản cấp trên

- Quy chế quản trị nội bộ trong công ty cổ phần

+ Đối với công ty cổ phần, đặc biệt là công ty đại chúng, quy chế quản trị nội bộ không chỉ mang tính tùy nghi mà còn là yêu cầu gần như bắt buộc nhằm đảm bảo minh bạch, bảo vệ cổ đông và kiểm soát xung đột lợi ích.

+ Đây là yếu tố quan trọng trong quản trị doanh nghiệp hiện đại.

+ Cơ sở pháp lý:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (các quy định về công ty cổ phần)

• Luật Chứng khoán 2019

• Thông tư 116/2020/TT-BTC: Hướng dẫn quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng

👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ soạn thảo quy chế quản trị nội bộ

- Ngoài ra, quy chế nội còn là căn cứ để giải quyết tranh chấp

+ Trong nhiều tranh chấp nội bộ (lao động, quản trị, tài chính), quy chế nội bộ là căn cứ để xác định quyền và nghĩa vụ của các bên. Nếu quy chế rõ ràng, hợp pháp, doanh nghiệp sẽ có lợi thế lớn khi giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài.

+ Ngược lại, thiếu quy chế hoặc quy chế không hợp lệ sẽ gây ra nhiều tình huống pháp lý bất lợi cho doanh nghiệp.

3. Vai trò của quy chế nội bộ trong doanh nghiệp

Quy chế nội bộ không chỉ mang tính quản lý mà còn có giá trị pháp lý nội bộ, giúp:

• Giảm thiểu tranh chấp lao động

• Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp

• Kiểm soát rủi ro pháp lý

• Nâng cao hiệu quả vận hành

Việc xây dựng và hoàn thiện quy chế nội bộ doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành là yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Một hệ thống quy chế đầy đủ, rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.

👉 Tham khảo thêm: Tư vấn xây dựng quy định, quy chế quản lý lao động

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Quy chế nội bộ của doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Quy chế nội bộ của doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.