Nghĩa vụ thông báo khi thay đổi địa chỉ trong hợp đồng và hệ quả của việc không thực hiện

Tình tiết sự kiện:

Công ty Hoa Kỳ (Bị đơn) đã xác lập hợp đồng với Công ty Việt

Nam (Nguyên đơn) và sau đó hai bên có phát sinh tranh chấp. Tranh chấp đã được Hội đồng Trọng tài giải quyết mà không có sự tham gia của Bị đơn và theo đó Bị đơn là bên thua kiện.

Bài học kinh nghiệm:

Trong thực tế, không hiếm trường hợp sau khi xác lập giao dịch thì một bên thay đổi địa chỉ so với địa chỉ đã giao dịch. Trong trường hợp này, Điều 284 Bộ luật dân sự 2005 quy định

“Khi bên có quyền thay đổi nơi cư trú hoặc trụ sở thì phải báo cho bên có nghĩa vụ và phải chịu chi phí tăng lên do việc thay đổi nơi cư trú hoặc trụ sở, trừ trường hợp có thoả thuận khác”.

Quy định trên chỉ đề cập tới việc thay đổi địa chỉ của bên có quyền mà chưa đề cập tới việc thay đổi địa chỉ của bên có nghĩa vụ trong khi đó thực tế lại thường xuyên gặp trường hợp người có nghĩa vụ thay đổi địa chỉ. Nếu người có nghĩa vụ thay đổi địa chỉ mà thông báo cho người có quyền thì mọi thứ rất đơn giản, thông tin được trao đổi ở địa chỉ mới. Khó khăn phát sinh trong trường hợp có thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho đối tác và vụ việc trên là một ví dụ.

Ở đây, sau khi nhận được Phán quyết trọng tài của Hội đồng Trọng tài thuộc VIAC, Bị đơn đã yêu cầu hủy Phán quyết trọng tài trong đó có lý do là quá trình tố tụng trọng tài không được thực hiện hợp lệ vì Bị đơn không được tống đạt các tài liệu tố tụng trọng tài. Tuy nhiên, theo Tòa án nhân dân Thành phố Hồ Chí

Minh, “VIAC đã thực hiện đúng thủ tục tố tụng trọng tài” và “việc thay đổi, bổ sung địa chỉ của Bị đơn so với địa chỉ giao dịch ghi trong hợp đồng (thêm tên của block (A hoặc B) phía sau địa chỉ cũ [...] thì bưu điện mới gửi tới được nhưng Bị đơn không thông báo kịp thời cho bên cùng ký hợp đồng biết để bổ sung) dẫn đến việc công ty không nhận được giấy triệu tập của Trọng tài là do lỗi của Bị đơn không thông báo địa chỉ mới của mình, không phải do việc vi phạm quy tắc tố tụng của trung tâm trọng tài gây ra”.

Việc thay đổi địa chỉ sau khi xác lập giao dịch xảy ra thường xuyên. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho đối tác kéo theo những hệ quả pháp lý nhất định. Trong tố tụng, Trọng tài chỉ có trách nhiệm “gửi” cho các bên những thông tin cần thiết và pháp luật không yêu cầu là các bên có nhận được hay không thông tin mà Trọng tài đã gửi. Vì vậy, Trọng tài chỉ cần gửi đến địa chỉ được các bên cung cấp (nhất là địa chỉ nêu trong hợp đồng nếu không biết địa chỉ khác) và, ngày nay, khoản 2 Điều 12 Luật Trọng tài thương mại 2010 chỉ quy định

“Các thông báo, tài liệu mà Trung tâm trọng tài hoặc Hội đồng Trọng tài gửi cho các bên được gửi đến địa chỉ của các bên hoặc gửi cho đại diện của các bên theo đúng địa chỉ do các bên thông báo”.

Khi được gửi đến đúng địa chỉ nêu trong hợp đồng (khi không có địa chỉ nào khác) nhưng bên được gửi không nhận được thì Trọng tài vẫn tiến hành thủ tục tố tụng và ngày nay khoản 2 Điều 56 Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định

“Bị đơn đã được triệu tập hợp lệ tham dự phiên họp giải quyết vụ tranh chấp mà vắng mặt không có lý do chính đáng hoặc rời phiên họp giải quyết vụ tranh chấp mà không được Hội đồng Trọng tài chấp thuận thì Hội đồng Trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết tranh chấp căn cứ vào tài liệu và chứng cứ hiện có”.

Việc Bị đơn vắng mặt là bất lợi cho Bị đơn vì không có điều kiện để bảo vệ lợi ích của mình và việc thay đổi địa chỉ mà không thông báo cho đối tác sẽ kéo theo những hệ quả bất lợi nêu trên. Chính vì vậy, rút kinh nghiệm từ vụ việc trên, doanh nghiệp nên lưu ý là phải thông báo cho đối tác của mình địa chỉ mới trong trường hợp có sự thay đổi địa chỉ sau khi xác lập giao dịch, nếu không làm như vừa nêu thì doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu những hệ quả bất lợi.

Vụ việc nêu trên được phán xét ở thời điểm Bộ luật dân sự 2005 có hiệu lực pháp luật nhưng hướng tương tự cần được duy trì khi áp dụng Bộ luật dân sự năm 2015. Bởi lẽ, hiện nay khoản 3 Điều 40 Bộ luật dân sự 2015 quy định

“Trường hợp một bên trong quan hệ dân sự thay đổi nơi cư trú gắn với việc thực hiện quyền, nghĩa vụ thì phải thông báo cho bên kia biết về nơi cư trú mới”.

Ở đây, người phải thông báo là người thay đổi cư trú và người này có thể là người có quyền, người có nghĩa vụ nên bất kỳ ai thay đổi địa chỉ nơi cư trú đều phải thông báo cho đối tác về sự thay đổi này.
>>> Tham khảo bài viết: "Luật sư soạn thảo, rà soát hợp đồng"
"Phí luật sư giải quyết tranh chấp kinh doanh, thương mại"