Tư vấn hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

1. Dữ liệu cá nhân và các loại dữ liệu cá nhân

Việc nhận diện và phân loại dữ liệu cá nhân là nền tảng quan trọng trong bảo vệ quyền riêng tư của mỗi cá nhân, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.

Theo Điều 2 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 thì dữ liệu cá nhân được định nghĩa như sau:

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Dữ liệu cá nhân là dữ liệu số hoặc thông tin dưới dạng khác xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, bao gồm: dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Dữ liệu cá nhân sau khi khử nhận dạng không còn là dữ liệu cá nhân.
...

Như vậy, bất kỳ thông tin nào có thể định danh hoặc liên hệ trực tiếp tới một cá nhân đều được xem là dữ liệu cá nhân và được pháp luật bảo vệ.

1.1. Dữ liệu cá nhân cơ bản

Dữ liệu cá nhân cơ bản là nhóm thông tin phổ biến, có khả năng định danh cá nhân nhưng chưa trực tiếp xâm phạm đến đời sống riêng tư nếu bị tiết lộ. Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, dữ liệu cá nhân cơ bản bao gồm:

• 1. Họ, chữ đệm và tên khai sinh, tên gọi khác (nếu có);

  2. Ngày, tháng, năm sinh; ngày, tháng, năm chết hoặc mất tích;

  3. Giới tính;

  4. Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh, nơi đăng ký thường trú, nơi đăng ký tạm trú, nơi ở hiện tại, quê quán, địa chỉ liên hệ;

  5. Quốc tịch;

  6. Hình ảnh của cá nhân;

  7. Số điện thoại, số định danh cá nhân, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe;

  8. Tình trạng hôn nhân;

  9. Thông tin về mối quan hệ gia đình (cha mẹ, con, vợ, chồng);

  10. Thông tin về tài khoản số của cá nhân;

  11. Các thông tin khác gắn liền với một con người cụ thể hoặc giúp xác định một con người cụ thể không thuộc quy định tại Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

1.2. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Khác với dữ liệu cơ bản, dữ liệu cá nhân nhạy cảm có tính chất riêng tư cao, nếu bị xâm phạm sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân. Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định thì dữ liệu cá nhân nhạy cảm gồm các loại dữ liệu sau đây:

1. Dữ liệu tiết lộ nguồn gốc chủng tộc, nguồn gốc dân tộc;

2. Quan điểm về chính trị, tôn giáo, tín ngưỡng;

3. Thông tin về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình;

4. Tình trạng sức khỏe;

5. Dữ liệu sinh trắc học, đặc điểm di truyền;

6. Dữ liệu tiết lộ đời sống tình dục, xu hướng tình dục của cá nhân;

7. Dữ liệu về tội phạm, vi phạm pháp luật được thu thập, lưu trữ bởi các cơ quan thực thi pháp luật;

8. Vị trí của cá nhân được xác định qua dịch vụ định vị;

9. Thông tin tên đăng nhập và mật khẩu truy cập tài khoản định danh điện tử của cá nhân; hình ảnh thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân, chứng minh nhân dân;

10. Tên đăng nhập, mật khẩu truy cập của tài khoản ngân hàng; thông tin thẻ ngân hàng, dữ liệu về lịch sử giao dịch của tài khoản ngân hàng; thông tin tài chính, tín dụng và các thông tin về hoạt động, lịch sử giao dịch tài chính, chứng khoán, bảo hiểm của khách hàng tại các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán, chứng khoán, bảo hiểm, các tổ chức được phép khác;

11. Dữ liệu theo dõi hành vi, hoạt động sử dụng dịch vụ viễn thông, mạng xã hội, dịch vụ truyền thông trực tuyến và các dịch vụ khác trên không gian mạng;

12. Dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định cần giữ bí mật hoặc cần có biện pháp bảo mật chặt chẽ.

2. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

Trong bối cảnh các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày càng siết chặt, việc chủ động lập hồ sơ đánh giá tác động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro hiệu quả. Hồ sơ này thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp và trách nhiệm của tổ chức trong việc tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền riêng tư của cá nhân.

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc hoàn thiện hồ sơ là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đã chủ động tuân thủ quy định pháp luật, giúp bảo vệ tổ chức trước cơ quan quản lý khi có thanh tra, kiểm tra hoặc sự cố rò rỉ dữ liệu xảy ra.
• Xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác: Một quy trình xử lý dữ liệu minh bạch, có kiểm soát rõ ràng giúp doanh nghiệp khẳng định uy tín, tạo dựng lòng tin và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, nhà đầu tư và đối tác.
• Nâng cao hiệu quả quản trị nội bộ: Quá trình đánh giá tác động giúp doanh nghiệp rà soát lại toàn bộ chuỗi xử lý dữ liệu, xác định điểm yếu trong quy trình, phân định trách nhiệm và hoàn thiện hệ thống bảo mật thông tin.
• Tạo lợi thế cạnh tranh: Trong thị trường hiện đại, nơi người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến quyền riêng tư, việc tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 13/2023/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mà còn là yếu tố tạo khác biệt, nâng cao hình ảnh và lợi thế cạnh tranh.

Như vậy, hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân không đơn thuần là thủ tục bắt buộc mà là nền tảng cho sự phát triển bền vững, thể hiện năng lực tuân thủ và cam kết bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng trong kỷ nguyên số.

>>Tham khảo bài viết: Văn phòng Luật sư uy tín tại TP.HCM - Cách nhận diện

3. Quy trình lập hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân

Hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân, bao gồm:

Căn cứ Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân có hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân (gồm Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, hoặc Bên Xử lý dữ liệu cá nhân) đều phải lập và lưu giữ Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân kể từ thời điểm bắt đầu xử lý dữ liệu.

- Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 10 tại Phụ lục của Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Bao gồm các nội dung sau đây;

• Thông tin và chi tiết liên lạc của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
• Chi tiết liên lạc của bộ phận, nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân; tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có) của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân, bên thứ ba;
• Mô tả và luận giải mục đích xử lý dữ liệu cá nhân, loại dữ liệu cá nhân xử lý, chi tiết các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân và sơ đồ luồng dữ liệu cá nhân;
• Mô tả và luận giải về việc thực hiện xin sự đồng ý của chủ thể dữ liệu cá nhân, chính sách lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân;
• Phương án bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân, các biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân, sơ đồ thiết kế hệ thống, tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng;
• Kết quả đánh giá tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Đánh giá mức độ ảnh hưởng, rủi ro của hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân; hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra, các biện pháp giảm thiểu hoặc loại bỏ nguy cơ, rủi ro đó.

- Bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận về việc xử lý dữ liệu cá nhân, thể hiện sự ràng buộc, trách nhiệm giữa các tổ chức, cá nhân trong hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân;

- Chính sách, quy trình, quy định, biểu mẫu và các tài liệu khác có liên quan về bảo vệ dữ liệu cá nhân của bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân.

Lưu ý: Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và nộp 01 bản chính bằng phương thức trực tuyến hoặc trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính về cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân kèm theo Mẫu số 02a/02b tại Phụ lục của Nghị định 356/2025/NĐ-CP trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân.

Nơi thực hiện thủ tục:

• Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an; hoặc
• Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân (sau khi được Bộ Công an công bố chính thức);
• Hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính theo quy định.

Trình tự, thủ tục lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Bước 1: Tổ chức, cá nhân thực hiện nộp hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Khai báo và hoàn thiện các thông tin theo hướng dẫn trên Cổng thông tin theo hướng dẫn.

Bước 3: Gửi hồ sơ đã hoàn thiện qua một trong các hình thức:

• Trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao – Bộ Công an;
• Hoặc gửi qua bưu điện.

Bước 4: Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi kết quả về việc lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. 

- Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân đánh giá và trả kết quả đối với hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân đạt yêu cầu hoặc không đạt yêu cầu trong thời hạn 15 ngày.

- Cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân đánh giá, yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân trong thời hạn 30 ngày đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ và đúng quy định. Trường hợp bên kiểm soát dữ liệu cá nhân, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, bên xử lý dữ liệu cá nhân không thực hiện hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định, cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân xem xét áp dụng các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Như vậy, việc thực hiện đúng trình tự và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp tổ chức, cá nhân hoàn tất nghĩa vụ pháp lý trước khi xử lý dữ liệu cá nhân, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, an toàn và tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu.

4. Dịch vụ tư vấn hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân tại Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo quy trình đánh giá tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Các công việc cụ thể bao gồm:

• Đánh giá hiện trạng tuân thủ:

- Xác định đối tượng tuân thủ quy định BVDLCN;

- Xác định việc tuân thủ quy định BVDLCN của doanh nghiệp (đã/chưa tuân thủ, mức độ tuân thủ).

• Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân: Căn cứ quy định pháp luật và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng chính sách BVDLCN (trong mối quan hệ với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp và trong nội bộ doanh nghiệp) làm cơ sở tuân thủ.

• Lập sơ đồ luồng dữ liệu: 

- Lập vòng đời của dữ liệu từ khi thu thập đến khi hoàn tất xử lý dữ liệu.

- Sơ đồ luồng là một phần của nội dung báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới.

- Ngoài phục vụ mục đích nộp hồ sơ, lập sơ đồ luồng giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát được việc tuân thủ, trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan.

• Lập báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân: Lập báo cáo theo quy định Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP để lưu trữ phục vụ kiểm tra, thanh tra và nộp cho Bộ Công an. Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân (bên kiểm soát dữ liệu, bên kiểm soát và xử lý dữ liệu, bên xử lý dữ liệu).

• Lập báo cáo đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài: Lập báo cáo theo quy định Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP để lưu trữ phục vụ kiểm tra, thanh tra và nộp cho Bộ Công an. Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp có thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân có chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (bao gồm cả lưu trữ trên các nền tảng ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc hệ thống máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam hoặc trên dịch vụ điện toán đám mây của nhà cung cấp dịch vụ ở nước ngoài,…)

• Training quy định, chính sách và đánh giá định kỳ: 

- Cập nhật quy định pháp luật về BVDLCN doanh nghiệp cần tuân thủ.

- Cập nhật và giải thích quy định chính sách xây dựng bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Đánh giá tính tuân thủ về chính sách, vận hành, con người, kỹ thuật.

Với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật hành chính, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết đồng hành cùng khách hàng trong các vấn đề liên quan đến đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân, giúp doanh nghiệp, tổ chức thực hiện nghĩa vụ pháp lý một cách đầy đủ, hợp pháp và hiệu quả.

5. Thông tin liên hệ sử dụng dịch vụ tư vấn hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân – Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

Nếu Quý khách là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đang có nhu cầu lập và nộp hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân nhằm tuân thủ quy định của pháp luật, hãy liên hệ ngay với Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy để được hỗ trợ nhanh chóng, chính xác và bảo mật tuyệt đối. Hotline: 0909 160 684 – Số điện thoại trực tiếp của Luật sư, luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí và hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc.

Thời gian làm việc: từ 8h00 đến 21h00, các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Bảy hằng tuần.

Ngoài Hotline, Quý khách cũng có thể liên hệ với chúng tôi qua các kênh hỗ trợ khác:

📱 Zalo: 0978 845 617

📧 Email: info@luatsuhcm.com

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện, quy trình và nội dung hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân;
• Soạn thảo, rà soát và hoàn thiện hồ sơ theo đúng biểu mẫu của Bộ Công an;
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, làm việc và giải trình với cơ quan có thẩm quyền;
• Hỗ trợ điều chỉnh, cập nhật hoặc bổ sung hồ sơ khi có thay đổi trong hoạt động xử lý dữ liệu;
• Hướng dẫn lưu trữ và quản lý hồ sơ đánh giá tác động lâu dài theo quy định pháp luật.

Với quy trình làm việc chuyên nghiệp, bảo mật tuyệt đối và sự tận tâm trong từng hồ sơ, Văn phòng cam kết giúp Quý khách hoàn thiện hồ sơ đánh giá tác động dữ liệu cá nhân nhanh chóng – hợp pháp – hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

Hãy để Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy đồng hành cùng Quý khách trong việc bảo vệ quyền riêng tư và an toàn dữ liệu, trở thành đối tác pháp lý tin cậy trong mọi hoạt động tuân thủ và quản trị dữ liệu cá nhân.