Hợp đồng lao động tự động gia hạn, các lưu ý quan trọng

1. Thỏa thuận tự động gia hạn hợp đồng lao động có bị pháp luật cấm không?

Theo Điều 13 BLLĐ 2019 quy định về HĐLĐ như sau:

Điều 13. Hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.

2. Trước khi nhận người lao động vào làm việc thì người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động.

Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
Và tại Điều 15 BLLĐ 2019 quy định về nguyên tắc giao kết HĐLĐ như sau:

Điều 15. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động
1. Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực.
2. Tự do giao kết hợp đồng lao động nhưng không được trái pháp luật, thỏa ước lao động tập thể và đạo đức xã hội.

Pháp luật lao động ghi nhận nguyên tắc các bên được tự nguyện, thiện chí, bình đẳng, hợp tác và trung thực khi giao kết HĐLĐ.
Đồng thời, Điều 17 BLLĐ 2019 có quy định các hành vi người sử dụng lao động không được thực hiện khi giao kết, thực hiện HĐLĐ như sau:.

Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động
1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
2. Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
3. Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

 Đối chiếu các quy định trên, pháp luật lao động hiện hành không có quy định trực tiếp cấm người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận trước về việc tiếp tục quan hệ lao động sau khi HĐLĐ hết hạn. Bản thân việc đưa điều khoản tự động gia hạn vào HĐLĐ cũng không phải là một hành vi bị cấm. Tuy nhiên, không bị cấm không đồng nghĩa với việc điều khoản này có thể được áp dụng mà không phụ thuộc vào các quy định khác của BLLĐ. Việc gia hạn vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định bắt buộc của pháp luật, thời hạn của HĐLĐ xác định thời hạn và số lần giao kết HĐLĐ xác định thời hạn theo Điều 20 BLLĐ 2019.
Như vậy, các bên có thể thỏa thuận điều khoản tự động gia hạn HĐLĐ, nhưng hiệu lực và cách thức áp dụng của điều khoản này vẫn cần được xem xét trong mối quan hệ với các quy định bắt buộc về giao kết HĐLĐ.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn triển khai hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp 

2. Hiệu lực của điều khoản tự động gia hạn

Theo khoản 1 Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các trường hợp chấm dứt HĐLĐ như sau:

Điều 34. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
1. Hết hạn hợp đồng lao động, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.

HĐLĐ chấm dứt khi hết hạn hợp đồng, trừ một số trường hợp luật có quy định khác. Vì vậy, nếu chỉ xét riêng thời hạn đã thỏa thuận, khi đến ngày hết hạn thì HĐLĐ xác định thời hạn sẽ chấm dứt. Tuy nhiên, điều khoản tự động gia hạn lại là thỏa thuận mà các bên đã xác lập ngay từ thời điểm HĐLĐ còn đang có hiệu lực. Nội dung của điều khoản này nhằm xác định trước hậu quả pháp lý sẽ xảy ra khi HĐLĐ hết thời hạn. Trong trường hợp này, có thể lập luận rằng việc gia hạn không phải là một thỏa thuận được hình thành sau khi HĐLĐ đã hết hạn, mà là sự thỏa thuận đã được các bên xác lập từ trước nên dù cho HĐLĐ có hết hạn thì điều khoản tự động gia hạn trong hợp đồng vẫn có thể được tiếp tục áp dụng.
Theo điểm a khoản 2 Điều 20 BLLĐ 2019 quy định về các loại hợp đồng như sau:

Điều 20. Loại hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải được giao kết theo một trong các loại sau đây:
a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng;
b) Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.
2. Khi hợp đồng lao động quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì thực hiện như sau:
a) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới; trong thời gian chưa ký kết hợp đồng lao động mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết;
b) Nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động hết hạn mà hai bên không ký kết hợp đồng lao động mới thì hợp đồng đã giao kết theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này trở thành hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
c) Trường hợp hai bên ký kết hợp đồng lao động mới là hợp đồng lao động xác định thời hạn thì cũng chỉ được ký thêm 01 lần, sau đó nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc thì phải ký kết hợp đồng lao động không xác định thời hạn, trừ hợp đồng lao động đối với người được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp có vốn nhà nước và trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 149, khoản 2 Điều 151 và khoản 4 Điều 177 của Bộ luật này.

Khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động mới. Trong thời gian chưa ký kết HĐLĐ mới thì quyền, nghĩa vụ và lợi ích của hai bên được thực hiện theo hợp đồng đã giao kết.
==> Vậy một vấn đề mới đặt ra là việc các bên đã thoả thuận sẵn điều khoản tự động gia hạn trong HĐLĐ đầu tiên có được xem là đã thực hiện việc giao kết HĐLĐ mới theo Điều 20 không?.
Theo pháp luật lao động hiện hành không có quy định trực tiếp xác định điều khoản tự động gia hạn trong HĐLĐ cũ sẽ tiếp tục có hiệu lực sau thời điểm hợp đồng hết hạn và đương nhiên làm phát sinh một HĐLĐ mới.

• Trên thực tế, mục đích của việc thỏa thuận cơ chế tự động gia hạn thường là để hạn chế tình trạng doanh nghiệp bỏ sót thời hạn và không kịp ký HĐLĐ tiếp theo. Tuy nhiên, nếu sau khi cơ chế này được áp dụng, các bên vẫn phải ký thêm một HĐLĐ mới thì mục đích hạn chế rủi ro quên ký lại hợp đồng sẽ không còn ý nghĩa.
• Ngược lại, nếu hoàn toàn không ký HĐLĐ mới thì lại có thể phát sinh tranh luận về việc các bên đã đáp ứng yêu cầu ký kết HĐLĐ mới theo điểm a khoản 2 Điều 20 BLLĐ 2019 hay chưa. Có thể thấy rằng việc áp dụng điều khoản tự động gia hạn HĐLĐ này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro.
   

3. Những rủi ro khi áp dụng cơ chế tự động gia hạn.

Thứ nhất, rủi ro về việc điều khoản tự động gia hạn có được xem là đã giao kết HĐLĐ mới hay không. Điều 20 BLLĐ 2019 quy định các bên giao kết HĐLĐ mới khi hợp đồng xác định thời hạn hết thời hạn mà NLĐ tiếp tục làm việc. Nếu doanh nghiệp chỉ căn cứ vào điều khoản tự động gia hạn mà không thực hiện bất kỳ thủ tục ký kết hợp đồng mới nào khác có thể sẽ làm phát sinh tranh chấp về  quan hệ lao động sau thời điểm HĐLĐ hết thời hạn.
Thứ hai, rủi ro về ý chí tiếp tục làm việc của NLĐ. Trường hợp điều khoản chỉ quy định rằng HĐLĐ sẽ tự động gia hạn nếu NLĐ không có ý kiến phản đối, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh NLĐ thực sự đồng ý tiếp tục quan hệ lao động. Đặc biệt, khi xảy ra tranh chấp, việc NLĐ không phản đối chưa chắc đã được hiểu là NLĐ đã thể hiện rõ ý chí đồng ý giao kết HĐLĐ cho một thời hạn mới.
Thứ ba, rủi ro xác định không rõ thời điểm chấm dứt HĐLĐ. Nếu điều khoản tự động gia hạn được soạn thảo không rõ về thời gian gia hạn, số lần gia hạn hoặc điều kiện áp dụng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định chính xác thời điểm HĐLĐ hết hạn. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các nghĩa vụ như thông báo chấm dứt HĐLĐ, thanh toán các quyền lợi của NLĐ hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh khi NLĐ nghỉ việc.
Thứ tư, rủi ro điều khoản không phù hợp với một số trường hợp đặc thù. Đối với NLĐ nước ngoài, khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019 quy định thời hạn HĐLĐ không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động. Ngoài ra, đối với NLĐ giữ chức danh quản lý có thời hạn bổ nhiệm hoặc nhiệm kỳ theo pháp luật, Điều lệ hoặc quyết định bổ nhiệm, việc tự động gia hạn HĐLĐ có thể dẫn đến thời hạn HĐLĐ vượt quá thời gian được phép đảm nhiệm chức danh. Nếu điều khoản tự động gia hạn được áp dụng một cách chung cho tất cả NLĐ mà không có ngoại lệ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi thời hạn gia hạn không còn phù hợp với các điều kiện pháp lý của từng đối tượng.
Thứ năm, rủi ro bị chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Theo điểm b khoản 2 Điều 20 BLLĐ 2019, nếu hết thời hạn 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn mà các bên không ký kết HĐLĐ mới thì HĐLĐ đã giao kết trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn. Do đó, nếu doanh nghiệp cho rằng điều khoản tự động gia hạn đã đủ để thay thế việc ký kết HĐLĐ mới nhưng sau đó quan điểm này không được chấp nhận, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro quan hệ lao động được xác định là đã chuyển sang HĐLĐ không xác định thời hạn.
Vì vậy, cơ chế tự động gia hạn có thể giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bỏ sót thời hạn HĐLĐ, nhưng không nên được xem là giải pháp thay thế hoàn toàn cho việc quản lý và theo dõi thời hạn hợp đồng. Trước khi áp dụng, doanh nghiệp cần thiết kế điều khoản rõ ràng và cân nhắc việc xác nhận lại ý chí của các bên để hạn chế tranh chấp sau này.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư chuyên về lao động tại Thành phố Hồ Chí Minh.

4. Các lưu ý khi quy định về điều khoản tự động gia hạn.

Nếu doanh nghiệp vẫn muốn sử dụng cơ chế tự động gia hạn, điều khoản không nên chỉ ghi chung chung là HĐLĐ sẽ tự động gia hạn khi hết hạn. Để hạn chế rủi ro, điều khoản nên xác định rõ các nội dung sau:
Thứ nhất, chỉ áp dụng gia hạn một lần. Điều khoản cần giới hạn rõ việc tự động gia hạn chỉ áp dụng đối với giai đoạn tiếp theo sau HĐLĐ xác định thời hạn đầu tiên và không tiếp tục tự động gia hạn sau đó.
Thứ hai, thời hạn gia hạn không vượt quá 36 tháng. Nếu thời hạn gia hạn vượt quá 36 tháng thì có thể không còn phù hợp với giới hạn của HĐLĐ xác định thời hạn.
Thứ ba, quy định rõ điều kiện không gia hạn. Ví dụ, một trong hai bên có quyền thông báo bằng văn bản về việc không tiếp tục quan hệ lao động trước một khoảng thời gian nhất định.
Thứ tư, cần xác định rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của thời hạn gia hạn. Không nên chỉ ghi “gia hạn thêm 03 năm” mà nên xác định rõ thời hạn gia hạn được tính liên tục kể từ ngày HĐLĐ trước đó hết hạn.
Thứ năm, khi đáp ứng các điều kiện nhất định về việc tự động gia hạn hợp đồng, cần cơ chế xác nhận hoặc ký kết HĐLĐ tiếp theo trước hoặc ngay khi HĐLĐ cũ hết hạn.
Dưới đây doanh nghiệp có thể tham khảo các quy định trong hợp đồng  lao động như sau:

“Sau khi HĐLĐ này hết hạn, nếu Người lao động tiếp tục có nhu cầu làm việc và không bên nào thông báo bằng văn bản về việc không tiếp tục quan hệ lao động trước … ngày kể từ ngày HĐLĐ hết hạn, các bên thống nhất tiếp tục thực hiện quan hệ lao động trong thời hạn … tháng, kể từ ngày … đến hết ngày … . Việc tiếp tục HĐLĐ theo cơ chế này chỉ được áp dụng một lần và không làm ảnh hưởng đến việc áp dụng các quy định bắt buộc của pháp luật về loại HĐLĐ và số lần giao kết HĐLĐ xác định thời hạn.”

Tuy nhiên, do pháp luật hiện hành chưa có quy định trực tiếp xác định điều khoản tự động gia hạn có thể thay thế cho việc “ký kết HĐLĐ mới” theo Điều 20 BLLĐ 2019 hay không, phương án an toàn hơn về mặt pháp lý vẫn là doanh nghiệp chủ động theo dõi thời hạn HĐLĐ và thực hiện ký kết HĐLĐ mới khi cần thiết.
Pháp luật lao động hiện hành không cấm các bên thỏa thuận về việc tự động gia hạn HĐLĐ. Tuy nhiên, đây không phải là cơ chế được Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể, đặc biệt pháp luật vẫn yêu cầu việc tiếp tục quan hệ lao động sau khi HĐLĐ xác định thời hạn hết hạn phải tuân thủ các quy định về giao kết HĐLĐ mới và giới hạn số lần ký HĐLĐ xác định thời hạn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn áp dụng điều khoản này, cần đặc biệt làm rõ điều kiện gia hạn, thời hạn gia hạn, số lần được gia hạn và hậu quả pháp lý sau khi thời hạn gia hạn kết thúc.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn tranh chấp hợp đồng thử việc không đúng quy định tại Tòa án khu vực Thành Phố Hồ Chí Minh. 
Thông tin trong bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp và cập nhật kiến thức pháp luật chung cho độc giả. Các nội dung này không phải ý kiến tư vấn pháp lý chuyên sâu và không được áp dụng cho bất kỳ trường hợp hay vụ việc cụ thể nào. Quy định pháp luật có thể thay đổi và việc áp dụng luật luôn phụ thuộc vào hoàn cảnh thực tế. Độc giả vui lòng liên hệ với luật sư hoặc chuyên gia pháp lý tại Văn phòng luật sư Tô Đình Huy để được tư vấn cụ thể cho tình huống của mình trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào.
Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Hợp đồng lao động tự động gia hạn, các lưu ý quan trọng nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên Hợp đồng lao động tự động gia hạn, các lưu ý quan trọng chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.