Những trường hợp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động

1. Trường hợp nào cần báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 về trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động như sau:

Điều 12. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Trong đó, người lao động được hiểu là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người lao động theo định nghĩa được giải thích tại khoản 1 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019.

⇒ Do đó, doanh nghiệp nếu có sử dụng lao động bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình lao động.

👉 Tham khảo thêm: Luật sư về lao động giỏi

2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện vào thời gian nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:

Điều 4. Báo cáo sử dụng lao động

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

...

Đồng thời tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

⇒ Như vậy, doanh nghiệp cần báo cáo theo định kỳ 06 tháng vào thời gian cụ thể như sau: trước ngày 5/6 và trước ngày 5/12.

3. Báo cáo tình hình sử dụng lao động được thực hiện khi nào?

- Báo cáo định kỳ hằng năm.

Đây là nghĩa vụ áp dụng cho mọi người sử dụng lao động, kể cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Doanh nghiệp thực hiện báo cáo thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi văn bản đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội/Cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở.

- Báo cáo khi mới bắt đầu hoạt động.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh.

- Báo cáo khi có sự thay đổi về nhân sự.

Nếu trong quá trình hoạt động có sự thay đổi về số lượng nhân sự (tăng hoặc giảm), doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau:

• Báo cáo thông qua BHXH: Hiện nay, việc báo cáo thay đổi lao động thường được tích hợp cùng với việc báo cáo biến động bảo hiểm xã hội hàng tháng.

• Cập nhật vào Sổ quản lý lao động: Người sử dụng lao động có trách nhiệm ghi chép và cập nhật biến động vào sổ quản lý lao động tại đơn vị.

- Các trường hợp khác.

Ngoài báo cáo chung, có một số trường hợp cụ thể yêu cầu báo cáo riêng biệt:

• Sử dụng lao động nước ngoài: Phải báo cáo tình hình sử dụng người lao động nước ngoài định kỳ (trước 05/7 và 05/1 hồ sơ năm sau).

• Cho thuê lại lao động: Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cho thuê lại lao động phải có báo cáo riêng về tình hình cho thuê lại lao động.

• Lao động là người cao tuổi/người khuyết tật: Tùy theo yêu cầu của cơ quan quản lý tại địa phương trong các đợt kiểm tra hoặc khảo sát.

4. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động trên cổng Dịch vụ công Quốc gia

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia (https://dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-trang-chu.html)

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn “Dịch vụ công trực tuyến”.

Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đày đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 4: Chọn thủ tục “Nộp trực tuyến”.

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm “đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.

Bước 8: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động

👉 Tham khảo thêm: Luật sư tư vấn lao động cho công ty

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Những trường hợp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề cập nhật pháp lý Những trường hợp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.