So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy: Ưu điểm và nhược điểm

1. Khái niệm hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy

Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện làm việc cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động. Tùy theo hình thức giao kết, hợp đồng lao động hiện nay được thể hiện dưới dạng hợp đồng lao động điện tử hoặc hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

• Hợp đồng lao động điện tử: Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử. Hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nếu được giao kết đúng quy định.
• Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy: Là hợp đồng được lập dưới hình thức văn bản truyền thống, có chữ ký trực tiếp của người lao động và người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động 2019. Đây là hình thức giao kết được sử dụng phổ biến trước khi hợp đồng lao động điện tử được triển khai rộng rãi.

Hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy đều là hình thức giao kết hợp pháp theo quy định của pháp luật. Điểm khác biệt chủ yếu nằm ở hình thức thể hiện và phương thức ký kết, trong khi giá trị pháp lý và nội dung của hợp đồng đều được pháp luật bảo đảm khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động điện tử trọn gói cho doanh nghiệp

2. So sánh hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy: ưu điểm và hạn chế

Hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy đều có giá trị pháp lý nếu được giao kết đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, mỗi hình thức có những ưu điểm và hạn chế riêng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn.
 

3. Có được chuyển hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử không?

Từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp được phép chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Quy định này tạo điều kiện để doanh nghiệp từng bước chuyển đổi số trong quản lý nhân sự mà không bắt buộc phải ký lại toàn bộ hợp đồng lao động đã giao kết.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi không được thực hiện tùy ý mà phải tuân thủ khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

• Xác thực chủ thể giao kết hợp đồng: Người lao động và người sử dụng lao động đã ký hợp đồng bằng văn bản giấy phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

• Ký số xác nhận nội dung chuyển đổi: Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được người có thẩm quyền của người sử dụng lao động ký số để xác nhận nội dung điện tử chính xác, đầy đủ so với hợp đồng bằng văn bản giấy và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc chuyển đổi.

• Gắn mã định danh (ID): Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi và ký số theo quy định, hợp đồng lao động điện tử phải được gắn mã định danh (ID) theo quy định của pháp luật để phục vụ việc quản lý và tra cứu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Pháp luật cho phép doanh nghiệp chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, để hợp đồng sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về xác thực chủ thể, ký số và gắn mã định danh theo quy định hiện hành.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư chuyên về lao động tại Tp.Hồ Chí Minh

4. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật

Một trong những điểm đáng chú ý khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử là quy định về thời gian lưu trữ dữ liệu trên hệ thống. Theo Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ được đồng bộ về Trung tâm Dữ liệu quốc gia để phục vụ công tác quản lý, tra cứu và khai thác theo quy định.

Đối với thời hạn lưu trữ, hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử có liên quan được lưu trữ trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt.

Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tiếp theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, thì thời hạn lưu trữ 10 năm được tính từ ngày chấm dứt của hợp đồng lao động cuối cùng, thay vì tính riêng cho từng hợp đồng.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề So sánh hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy: ưu điểm và hạn chế nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề So sánh hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng giấy: ưu điểm và hạn chế chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.