Thông tư hướng dẫn thực hiện Hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01-7-2026

1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết và hướng dẫn việc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (ID); cấp, khóa, mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; quản lý, sử dụng, khai thác Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; dữ liệu và cập nhật, khai thác, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

2. Đối tượng áp dụng

- Người lao động, người sử dụng lao động quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động năm 2019 giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.

- Nhà cung cấp eContract.

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc thực hiện quy định tại Thông tư này.

3. Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV thì nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

- ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn ID của hợp đồng lao động điện tử đó.

- Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử đã được các bên giao kết.

- ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

4. Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV thì quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:

a) Đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 thông qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.

b) Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử quy định tại điểm này gồm: tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi; họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi; ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi; chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong; trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.

c) Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. Việc cấp ID được thực hiện tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.

Thông tin được kiểm tra bởi Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản này bao gồm: thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động; dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract.

- Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư này.

- Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được cấp cùng ID với hợp đồng lao động điện tử đó theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này.

- Nền tảng hợp đồng lao động điện tử không cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của Nhà cung cấp eContract trong các trường hợp sau:

a) Hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01 tháng 7 năm 2026 trở về sau không bảo đảm quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm a khoản 1 Điều này.

b) Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy không bảo đảm quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm b khoản 1 Điều này.

c) Hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026 không bảo đảm theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều này hoặc thông tin xác thực định danh không đúng.

5. Khóa, mở khóa tài khoản truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong trường hợp nào?

Căn cứ quy định tại Điều 8 Thông tư 08/2026/TT-BNV thì việc khóa, mở khóa tài khoản truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:

- Tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bị khóa trong các trường hợp sau đây:

a) Theo đề nghị của chủ tài khoản.

b) Tài khoản định danh điện tử của chủ tài khoản bị khóa.

c) Sự kiện an toàn thông tin khẩn cấp gồm mọi trường hợp có nguy cơ gây mất bí mật, mất toàn vẹn, mất sẵn sàng của hệ thống, dịch vụ hoặc dữ liệu nếu không áp dụng biện pháp ngăn chặn ngay.

d) Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

đ) Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.

- Tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử bị khóa được mở khóa trong các trường hợp sau:

a) Không còn căn cứ khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

b) Theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

- Thông báo về việc khóa, mở khóa tài khoản truy cập được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử gửi tự động cho chủ tài khoản theo địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại do chủ tài khoản đăng ký khi truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

6. Kiểm tra an toàn thông tin

Căn cứ quy định tại Điều 14 Thông tư 08/2026/TT-BNV về kiểm tra an toàn thông tin như sau:

Việc kết nối, truy cập, khai thác, chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn thông tin như sau:

- Việc bảo đảm an ninh mạng phải tuân thủ quy định của pháp luật về an ninh mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định pháp luật có liên quan.

- Thông tin được bảo vệ nhằm bảo đảm không bị truy cập trái phép, không bị sửa đổi, mất mát và luôn sẵn sàng phục vụ hoạt động quản lý, khai thác theo thẩm quyền.

- Các yêu cầu về an ninh mạng phải được tích hợp ngay trong quá trình thiết kế, xây dựng, nâng cấp Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và các hệ thống kết nối.

- Việc truy cập, khai thác, sử dụng thông tin phải được kiểm soát chặt chẽ theo nguyên tắc đúng đối tượng, đúng thẩm quyền, đúng mục đích; mọi hoạt động truy cập phải được ghi nhật ký và có khả năng truy vết.

- Không thực hiện sao chép, chuyển giao, chia sẻ thông tin, dữ liệu ngoài phạm vi, mục đích đã được Bộ Nội vụ cho phép; dữ liệu gốc được bảo vệ và lưu trữ tại hệ thống nguồn theo quy định.

- Hoạt động kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống bên ngoài phải được thực hiện thông qua cơ chế, phương thức bảo đảm an ninh mạng.

- Việc giám sát an ninh mạng phải được thực hiện thường xuyên; khi xảy ra sự cố phải kịp thời phát hiện, khoanh vùng, xử lý và khắc phục hậu quả theo quy định.

- Cơ quan quản lý, đơn vị vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và các tổ chức, cá nhân tham gia kết nối có trách nhiệm phối hợp trong việc bảo đảm an ninh mạng và chịu trách nhiệm đối với các hành vi vi phạm.

Tham khảo thêm: Luật sư về lao động giỏi

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Thông tư hướng dẫn thực hiện Hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01-7-2026 nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề cập nhật pháp lý Thông tư hướng dẫn thực hiện Hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01-7-2026 chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com