Chữ ký scan trong quan hệ lao động và những lưu ý khi sử dụng

1. Chữ ký scan là gì?

Hiện nay, pháp luật chưa đưa ra định nghĩa cụ thể về hợp đồng lao động sử dụng chữ ký scan. Tuy nhiên, trong thực tiễn giao dịch, chữ ký scan được hiểu là hình thức mà các bên ký tay bằng chữ ký tươi trực tiếp trên bản HĐLĐ giấy, sau đó văn bản này được số hóa thông qua thiết bị quét (scan) để chuyển thành tệp tin điện tử (thường là định dạng PDF hoặc Word) rồi gửi cho nhau qua email hoặc các phương tiện điện tử khác nhằm thể hiện sự đồng ý giao kết.

2. Giá trị pháp lý của chữ ký scan trong quan hệ lao động

Hiện nay, pháp luật chưa có quy định riêng về chữ ký scan trong quan hệ lao động. Vì vậy, việc đánh giá giá trị pháp lý của hình thức này cần được xem xét dựa trên bản chất của chữ ký, phương thức giao kết và các quy định pháp luật có liên quan. Nhiều doanh nghiệp và người lao động cho rằng việc chèn hình ảnh chữ ký vào hợp đồng hoặc văn bản điện tử đồng nghĩa với việc văn bản đó đã được ký bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, chữ ký scan và chữ ký điện tử không phải lúc nào cũng là một.

👉 Tham khảo thêm : Dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật

Theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định:

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Chữ ký scan thực chất chỉ là một hình ảnh số hóa của chữ ký tay, không được mã hóa, không có cơ chế tự động xác thực danh tính người ký và không có khả năng bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung tài liệu sau khi ký. Do đó, chữ ký scan không đáp ứng các đặc tính kỹ thuật bảo mật và không được coi là chữ ký điện tử.

Mặc dù không có giá trị kỹ thuật cao như chữ ký số, hợp đồng ký bằng chữ ký scan không đương nhiên bị vô hiệu. Căn cứ vào khoản 2 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2023 có quy định:

Bảo đảm tự nguyện lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử; tự thỏa thuận về việc lựa chọn loại công nghệ, phương tiện điện tử, chữ ký điện tử, hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch điện tử, trừ trường hợp luật có quy định khác.

Pháp luật bảo đảm nguyên tắc tự nguyện lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử và cho phép các bên tự thỏa thuận lựa chọn loại công nghệ, phương tiện điện tử, chữ ký điện tử hoặc các “hình thức xác nhận khác” bằng phương tiện điện tử.

Trong trường hợp các bên thỏa thuận sử dụng chữ ký scan để xác nhận sự chấp thuận đối với nội dung hợp đồng, chữ ký scan có thể được xem xét như một hình thức xác nhận khác bằng phương tiện điện tử. Tuy nhiên, do pháp luật hiện hành chưa có quy định riêng về chữ ký scan, việc sử dụng hình thức này không mặc nhiên tạo ra giá trị pháp lý như chữ ký số hoặc các phương thức ký điện tử có cơ chế xác thực.

Theo đó, nếu có căn cứ chứng minh người lao động và người sử dụng lao động thực sự đã sử dụng và thừa nhận chữ ký scan để xác nhận việc giao kết hợp đồng, thì việc hợp đồng được thể hiện dưới dạng tài liệu điện tử có chữ ký scan không phải là căn cứ duy nhất để phủ nhận giá trị của hợp đồng. Khi đánh giá giá trị pháp lý của hợp đồng, cần xem xét thêm các yếu tố như chủ thể giao kết, sự tự nguyện của các bên, nội dung thỏa thuận cũng như các tài liệu, dữ liệu thể hiện quá trình gửi, nhận và xác nhận hợp đồng.

Ngược lại, khi phát sinh tranh chấp và một bên không thừa nhận chữ ký hoặc cho rằng chữ ký đã bị sao chép, chèn vào tài liệu mà không có sự đồng ý, chữ ký scan thường khó tự mình chứng minh được người ký và ý chí chấp thuận đối với nội dung hợp đồng. Trong trường hợp này, email trao đổi, lịch sử gửi nhận tài liệu, tin nhắn xác nhận hoặc các dữ liệu khác liên quan đến quá trình giao kết có thể trở thành căn cứ quan trọng để xác định ý chí thực sự của các bên.

Do đó, nếu hợp đồng lao động đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực truyền thống (như chủ thể tự nguyện, đúng thẩm quyền, nội dung không vi phạm điều cấm) và các bên đã thống nhất lựa chọn bản scan làm phương thức giao kết, thì hình ảnh chữ ký đó đóng vai trò như một loại “chữ ký điện tử khác”. Lúc này, giá trị pháp lý của hợp đồng không bị phủ nhận chỉ vì hình thức thể hiện của nó, mà nó được bảo đảm bởi sự thừa nhận và ý chí tự định đoạt lẫn nhau giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Khi sử dụng chữ ký scan trong hợp đồng lao động điện tử, để HĐLĐ này có hiệu lực thì cần phải thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

3. Những rủi ro khi sử dụng chữ ký scan

Mặc dù có thể được thừa nhận về mặt ý chí, việc sử dụng chữ ký scan trong quan hệ lao động vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ pháp lý lớn:

Thứ nhất, dễ bị sao chép, giả mạo hoặc sử dụng ngoài ý chí của người ký. Chữ ký scan về bản chất là hình ảnh được số hóa nên có thể dễ dàng sao chép và chèn vào các văn bản khác. Nếu không có cơ chế kiểm soát việc lưu trữ và sử dụng file chữ ký, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể đối mặt với nguy cơ chữ ký của mình bị sử dụng trên những tài liệu mà bản thân không biết đến.

Thứ hai, nguy cơ bị phủ nhận chữ ký. Khi xảy ra tranh chấp về tiền lương, kỷ luật lao động, bồi thường hoặc chấm dứt HĐLĐ, một bên có thể không thừa nhận việc đã ký hoặc cho rằng chữ ký của mình được chèn vào văn bản mà không có sự đồng ý. Khác với chữ ký trực tiếp hoặc phương thức ký điện tử có cơ chế xác thực, chữ ký scan thường không tự chứng minh được ai là người thực hiện việc ký, ký vào thời điểm nào và có thực sự chấp thuận nội dung văn bản hay không. Khi đó, bên sử dụng tài liệu có thể phải cung cấp thêm chứng cứ để chứng minh quá trình giao kết.

Thứ ba, khó khăn trong việc chứng minh và sử dụng HĐLĐ khi phát sinh tranh chấp hoặc thực hiện thủ tục hành chính. Trong một số trường hợp, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp HĐLĐ bản gốc hoặc HĐLĐ điện tử đáp ứng điều kiện theo quy định để xác định quan hệ lao động. Do đó, HĐLĐ chỉ thể hiện chữ ký scan có thể phát sinh khó khăn khi cần chứng minh tính xác thực của người ký và quá trình giao kết. Khi có tranh chấp xảy ra, bên đưa HĐLĐ ra làm chứng cứ có thể phải cung cấp thêm các tài liệu như email trao đổi, tin nhắn xác nhận, bản dự thảo, lịch sử gửi nhận hoặc các chứng cứ khác để chứng minh quá trình giao kết. Điều này có thể khiến quá trình giải quyết vụ việc trở nên phức tạp và kéo dài hơn.

4. Một số lưu ý khi sử dụng chữ ký scan trong quan hệ lao động

Bên cạnh sự thuận tiện mà chữ ký scan đem lại thì cũng có những rủi ro nhất định, doanh nghiệp cần lưu ý một vài điều khi sử dụng công cụ này:

Thứ nhất, cần xác định rõ loại tài liệu được sử dụng chữ ký scan. Đối với các văn bản thông báo hoặc tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nội bộ, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình sử dụng phù hợp. Tuy nhiên, đối với HĐLĐ, phụ lục HĐLĐ hoặc các thỏa thuận quan trọng liên quan đến tiền lương, quyền và nghĩa vụ của người lao động, doanh nghiệp cần thận trọng hơn trong việc lựa chọn phương thức ký.

Thứ hai, cần có cơ chế kiểm soát việc sử dụng file chữ ký. File chữ ký scan của người đại diện hoặc người có thẩm quyền cần được quản lý chặt chẽ, hạn chế việc sao chép và sử dụng tùy tiện. Doanh nghiệp cũng nên xác định rõ người có thẩm quyền sử dụng chữ ký và phạm vi văn bản được phép sử dụng.

Thứ ba, cần lưu giữ tài liệu chứng minh quá trình giao kết. Trường hợp các bên sử dụng chữ ký scan, doanh nghiệp nên lưu giữ các tài liệu thể hiện quá trình trao đổi và xác nhận nội dung như email, tin nhắn, lịch sử gửi nhận tài liệu hoặc các dữ liệu khác. Những tài liệu này có thể trở thành căn cứ quan trọng để chứng minh ý chí giao kết nếu một bên sau đó không thừa nhận chữ ký hoặc nội dung văn bản.

Thứ tư, cân nhắc sử dụng chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký số đối với các giao dịch quan trọng. Đối với những văn bản có khả năng trở thành căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và người lao động, việc sử dụng phương thức ký có khả năng xác thực chủ thể và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu sẽ giúp hạn chế rủi ro khi phát sinh tranh chấp.

Chữ ký scan mang lại sự thuận tiện trong quá trình quản lý và xử lý hồ sơ lao động, nhưng không phải vì vậy mà có thể sử dụng thay thế chữ ký trực tiếp hoặc chữ ký điện tử trong mọi trường hợp. Đối với HĐLĐ và các văn bản quan trọng trong quan hệ lao động, vấn đề cần quan tâm không chỉ là có chữ ký trên văn bản hay không, mà còn là khả năng chứng minh ai là người ký, người đó có thực sự chấp thuận nội dung hay không và nội dung văn bản có được bảo đảm tính xác thực hay không. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tính chất của từng loại tài liệu để lựa chọn phương thức ký phù hợp, đồng thời xây dựng quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhằm hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện quan hệ lao động.

👉 Tham khảo thêm : Tư vấn triển khai hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Chữ ký scan trong quan hệ lao động và những lưu ý khi sử dụng nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Chữ ký scan trong quan hệ lao động và những lưu ý khi sử dụng chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0909160684, Email: info@luatsuhcm.com.