Dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật

1. Nguyên tắc ký hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc ký kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật: Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải phù hợp với quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
• Gửi hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu: Sau khi được thiết lập, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi đến người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử theo thỏa thuận giữa các bên.
• Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử: Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay cho hợp đồng bằng văn bản giấy trong hoạt động quản trị nhân sự và khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến quan hệ lao động.

Việc ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ phải bảo đảm tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật mà còn cần được thực hiện đúng quy trình, đúng hình thức để hợp đồng có giá trị pháp lý và phát huy hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp.

2. Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract và phải đáp ứng các điều kiện đối với hệ thống eContract, các bên tham gia giao kết và nhà cung cấp dịch vụ eContract.

2.1 Đối với hệ thống eContract

• Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
• Có các biện pháp bảo mật nhằm bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu của hợp đồng lao động điện tử và có phương án duy trì, khắc phục hệ thống khi xảy ra sự cố.
• Bảo đảm việc lưu trữ, giữ nguyên tính toàn vẹn của dữ liệu và cho phép tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết.
• Có chức năng định danh và xác thực danh tính của người lao động và người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Có biện pháp kỹ thuật xác nhận sự đồng ý của các bên đối với toàn bộ nội dung của hợp đồng lao động.
• Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn mã định danh (ID).
• Có chức năng chuyển đổi giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật.
• Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử đáp ứng các điều kiện của Luật Giao dịch điện tử.
• Hỗ trợ người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định.
• Có chức năng thống kê, tổng hợp và báo cáo phục vụ công tác quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
• Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) theo quy định của Bộ Nội vụ.
• Đáp ứng các yêu cầu về an toàn thông tin mạng theo quy định của pháp luật.

2.2 Đối với người lao động và người sử dụng lao động

• Có đầy đủ giấy tờ tùy thân hoặc giấy tờ định danh theo quy định để thực hiện việc định danh, xác thực điện tử. Đối với người nước ngoài phải có hộ chiếu còn hiệu lực và giấy tờ về nhập cảnh theo quy định.
• Trường hợp người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh thì phải có đầy đủ giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của đơn vị và giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.
• Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2.3 Đối với nhà cung cấp eContract

• Cung cấp hệ thống eContract đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định.
• Có giải pháp và công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin định danh và dữ liệu sinh trắc học nhằm bảo đảm xác thực đúng chủ thể giao kết hợp đồng.
• Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, trong đó được phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Sau khi hợp đồng lao động điện tử được tạo lập, các bên hoàn thành việc xác thực danh tính, ký số, gắn dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên cuối cùng ký hợp đồng, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư về lao động giỏi - Dịch vụ Luật sư chuyên ngành

3. Nội dung cần có trong hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật

Nghị định 337/2025/NĐ-CP không quy định riêng về nội dung của hợp đồng lao động điện tử. Trên thực tế, hợp đồng lao động điện tử chỉ khác hợp đồng lao động truyền thống ở hình thức thể hiện, còn nội dung vẫn phải đáp ứng đầy đủ các quy định của Điều 21 Bộ luật Lao động 2019.

Theo đó, hợp đồng lao động điện tử cần có các nội dung chủ yếu sau:

• Thông tin của người sử dụng lao động: Tên, địa chỉ của người sử dụng lao động; họ tên và chức danh của người đại diện giao kết hợp đồng.
• Thông tin của người lao động: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, số Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
• Công việc và địa điểm làm việc: Ghi rõ vị trí công việc, nhiệm vụ và nơi người lao động thực hiện công việc.
• Thời hạn của hợp đồng lao động: Xác định loại hợp đồng và thời điểm bắt đầu, kết thúc (nếu có).
• Tiền lương và các chế độ liên quan: Mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
• Chế độ nâng bậc, nâng lương: Quy định về điều kiện, thời điểm và nguyên tắc xét nâng lương.
• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Thời gian làm việc, nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép và các chế độ nghỉ khác.
• Trang bị bảo hộ lao động: Áp dụng đối với công việc có yêu cầu về an toàn, vệ sinh lao động.
• Chế độ bảo hiểm: Quyền và nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
• Đào tạo, bồi dưỡng nghề: Nội dung về đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề (nếu có).

Dù được ký kết dưới hình thức điện tử, hợp đồng lao động vẫn phải bảo đảm đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Bộ luật Lao động 2019. Việc xây dựng hợp đồng đầy đủ, chính xác ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm quyền, lợi ích của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư tư vấn chấm dứt hợp đồng lao động

4. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật

Theo Điều 4, Điều 5, Điều 6 và Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, để hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện đúng quy trình sau:

Bước 1. Tạo lập hợp đồng trên hệ thống eContract

Trước hết, hợp đồng lao động điện tử phải được tạo lập trên hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động (eContract). Hệ thống này phải được kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử, cho phép các bên thực hiện toàn bộ quá trình tạo lập, ký số, lưu trữ, tra cứu và quản lý hợp đồng theo quy định.

Bước 2. Gửi hợp đồng đến các bên tham gia giao kết

Sau khi hoàn thiện nội dung, hợp đồng phải được gửi đến người sử dụng lao động và người lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử mà các bên đã thống nhất, như email hoặc hệ thống eContract. Việc gửi hợp đồng đúng hình thức là điều kiện để các bên xem xét và thực hiện việc ký kết.

Bước 3. Ký hợp đồng bằng chữ ký số

Người lao động và người sử dụng lao động tiến hành ký hợp đồng bằng chữ ký số hợp lệ. Đồng thời, hợp đồng phải được gắn dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để xác định chính xác thời điểm giao kết và bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng.

Bước 4. Xác thực hợp đồng và gắn mã định danh (ID)

Sau khi các bên hoàn tất việc ký số, hợp đồng lao động điện tử được xác thực danh tính của các chủ thể giao kết, gắn dấu thời gian kèm chữ ký số và được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu trên hệ thống eContract, bảo đảm các điều kiện theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Đồng thời, trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký hợp đồng, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để được gắn mã định danh (ID) theo quy định của Bộ Nội vụ.

Bước 5. Lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử

Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, bảo đảm khả năng tra cứu, quản lý và khai thác dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Việc lưu trữ điện tử cũng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quản lý hồ sơ lao động và thực hiện các thủ tục hành chính khi cần thiết.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn tranh chấp hợp đồng thử việc không đúng quy định tại Tòa án khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.

5. Có được chuyển hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử không?

Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2026, người sử dụng lao động và người lao động được phép chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng sau khi chuyển đổi sẽ có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc chuyển đổi phải tuân thủ khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và bảo đảm các yêu cầu sau:

• Các bên đã giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải có chữ ký số của người có thẩm quyền đại diện cho người sử dụng lao động nhằm xác nhận nội dung của hợp đồng điện tử là chính xác, đầy đủ so với bản giấy. Người ký số chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung chuyển đổi.
• Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi, hợp đồng lao động điện tử phải được gắn mã định danh (ID) theo quy định.

Ngoài ra, Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng quy định trường hợp chuyển đổi ngược lại từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sẽ được thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023. Hợp đồng được chuyển đổi theo đúng quy định sẽ có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc.

6. Thời điểm hợp đồng lao động điện tử phát sinh hiệu lực

Việc xác định thời điểm hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực là yếu tố quan trọng để xác lập quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động. Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm bên cuối cùng hoàn tất việc ký số, đồng thời hợp đồng đã được gắn dấu thời gian kèm theo chữ ký số của các bên và được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu.

Tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận về một thời điểm có hiệu lực khác thì hợp đồng sẽ được thực hiện theo nội dung đã thỏa thuận.
👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động điện tử trọn gói cho doanh nghiệp

7. Công việc của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy khi cung cấp dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cung cấp dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật nhằm giúp doanh nghiệp triển khai việc giao kết hợp đồng điện tử đúng quy định, bảo đảm giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng lao động. Cụ thể, chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc sau:

• Tư vấn khung pháp lý và điều kiện áp dụng: Phân tích các quy định của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 337/2025/NĐ-CP và pháp luật về giao dịch điện tử; xác định các điều kiện pháp lý để doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định.
• Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động điện tử: Hỗ trợ thiết kế quy trình giao kết hợp đồng từ khâu tạo lập hợp đồng, gửi hợp đồng, ký số, xác thực, gắn mã định danh (ID) đến lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
• Rà soát mẫu hợp đồng và hồ sơ pháp lý: Kiểm tra, chỉnh sửa mẫu hợp đồng lao động điện tử và các tài liệu liên quan nhằm bảo đảm đầy đủ nội dung bắt buộc, thống nhất với nội quy lao động, quy chế nhân sự và quy định của pháp luật.
• Tư vấn triển khai hệ thống eContract và chữ ký số: Hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn, áp dụng giải pháp eContract, chữ ký số và dấu thời gian phù hợp, bảo đảm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và pháp lý trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử.
• Hỗ trợ xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện: Tư vấn giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hiệu lực hợp đồng, quy trình ký kết, lưu trữ dữ liệu, sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và các thủ tục pháp lý có liên quan.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý trong lĩnh vực lao động, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng và triển khai quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định pháp luật, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp.

8. Vì sao nên chọn dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy?

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp luật lao động và tư vấn quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc tư vấn giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật.

Không chỉ dừng lại ở việc giải thích các quy định pháp lý liên quan đến hợp đồng lao động điện tử, chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai, từ rà soát điều kiện áp dụng, xây dựng quy trình ký kết, hoàn thiện mẫu hợp đồng, đến hỗ trợ xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện. Qua đó giúp doanh nghiệp bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng, hạn chế rủi ro tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự trong môi trường số.

Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy cam kết bảo mật tuyệt đối toàn bộ thông tin, tài liệu và dữ liệu của khách hàng trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ. Mọi thông tin chỉ được sử dụng trong phạm vi thực hiện công việc pháp lý hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp, Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đối tác pháp lý tin cậy trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng và triển khai quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật, an toàn và hiệu quả.

9. Thông tin liên hệ của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

Nếu Quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn quy trình ký hợp đồng lao động điện tử đúng luật hoặc cần hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng lao động, giao dịch điện tử và quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, vui lòng liên hệ trực tiếp với Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy để được luật sư tư vấn và hỗ trợ kịp thời, chính xác.

📍 Địa chỉ văn phòng

Trụ sở chính: A-10-11 Centana Thủ Thiêm, số 36 Mai Chí Thọ, Phường Bình Trưng (Q.2 cũ), Tp.Hồ Chí Minh

Văn phòng giao dịch: Lầu 1, số 227A Xô Viết Nghệ Tĩnh, P. Gia Định, Tp.Hồ Chí Minh (Gần vòng xoay Hàng Xanh)

📞 Kênh tư vấn trực tuyến

💬 Hotline: 090.916.0684 (Tư vấn pháp luật nhanh)

📱 Zalo hỗ trợ: 097.884.5617 (Luật sư trực tuyến)

☎️ Điện thoại bàn: (028) 3899 1104

🕒 Thời gian làm việc

📅 Thứ 2 – Thứ 6: 08:00 – 21:00

❌ Thứ 7, Chủ nhật và Ngày lễ: Nghỉ

✉️ Kết nối số

📩 Email: info@luatsuhcm.com

🌐Website: luatsuhcm.com

🛡️ CAM KẾT: Mọi thông tin trao đổi giữa khách hàng và Luật sư đều được bảo mật tuyệt đối theo quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức nghề nghiệp.