Quy định về trả lương không dùng tiền mặt khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

1. Điều kiện để doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi tính thuế TNDN là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 (được hướng dẫn bởi Nghị định 320/2025/NĐ-CP) quy định về điều kiện được trừ các khoản chi khi tính thu nhập chịu thuế, như sau:

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

b) Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:

b1) Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật;

b2) Khoản chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội trong doanh nghiệp;

b3) Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật;

b4) Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp;

b5) Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b6) Khoản chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số;

b7) Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường;

b8) Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng;

b9) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ;

b10) Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b11) Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b12) Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ;

c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

…

⇒ Theo quy định, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Các khoản chi có đủ hóa đơn;

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 được hướng dẫn bởi khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP như sau:

Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, …

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

…

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

⇒ Theo hướng dẫn từ Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế TNDN 2025 thì doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện sau đây:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

• Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

>> Tham khảo thêm: Tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp - dịch vụ trọn gói

2. Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Căn cứ quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, như sau:

Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

…

Đồng thời, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP còn quy định một số trường hợp đặc thù khác.

>> Tham khảo thêm: Dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp

3. Hiểu như thế nào về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN?

- Căn cứ theo quy định tại điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, như sau:

Điều 10. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể như sau:

[…] 8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

…

Như vậy, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong đó có các khoản chi cho tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

- Căn cứ theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 24 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định:

Điều 24. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và áp dụng từ kỳ tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2025. Việc xác định thời gian áp dụng trong một số trường hợp cụ thể như sau:

…

b) Quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại điểm c khoản 1 Điều 9 và quy định về chuyển nhượng vốn tại điểm i khoản 3 Điều 12 của Nghị định này áp dụng từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.

⇒ Do đó, điều kiện để doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi tính thuế TNDN thì cần đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và không thuộc các trường hợp được quy định khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP thì khoản chi thanh toán tiền lương, tiền công được xác định là các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý: Kể từ ngày 15-12-2025, khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì khoản tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, nếu muốn được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Trên thực tế, theo đề nghị từ nhiều doanh nghiệp về việc hướng dẫn áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương, tiền công cho người lao động để tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN thì Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí thuộc Bộ Tài chính đã có Công văn 218/CST-TN năm 2026 áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán tiền lương tiền công cho người lao động.

>> Tham khảo thêm: Văn phòng Luật sư chuyên về luật doanh nghiệp - an toàn pháp lý cho doanh nghiệp

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Quy định về trả lương không dùng tiền mặt khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Quy định về trả lương không dùng tiền mặt khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.

>> Xem chi tiết (File đính kèm): Công văn 218/CST-TN của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí thuộc Bộ Tài chính