Dịch vụ đại diện đăng ký thay đổi thành viên, cổ đông

1. Các trường hợp thay đổi thành viên của công ty TNHH và công ty cổ phần:

Đối với công ty TNHH:

+ Thành viên mới gia nhập công ty: Khi có cá nhân hoặc tổ chức mới trở thành thành viên của công ty theo đúng quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

+ Thành viên cũ rút khỏi công ty: Khi một hoặc nhiều thành viên cũ chấm dứt tư cách thành viên do các lý do như chuyển nhượng phần vốn, từ bỏ tư cách thành viên, hoặc các lý do khác theo quy định.

+ Thay đổi tỷ lệ góp vốn của các thành viên: Khi các thành viên thay đổi tỷ lệ góp vốn, dẫn đến sự điều chỉnh về phần vốn góp của từng thành viên trong công ty.

+ Chuyển nhượng phần vốn góp giữa các thành viên: Khi một thành viên chuyển nhượng phần vốn góp của mình cho thành viên khác hoặc tổ chức khác theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

+ Thay đổi thành viên là tổ chức: Khi tổ chức là thành viên của công ty có sự thay đổi về tư cách pháp lý hoặc chuyển nhượng phần vốn góp.

+ Thay đổi thành viên là cá nhân: Khi cá nhân là thành viên có sự thay đổi về tư cách pháp lý hoặc chuyển nhượng phần vốn góp.

Đối với công ty cổ phần:

+ Chuyển nhượng cổ phần cho tổ chức, cá nhân khác: Khi cổ đông chuyển nhượng phần vốn góp của mình cho tổ chức, cá nhân khác theo đúng quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

+ Chuyển nhượng cổ phần nội bộ: Khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần cho cổ đông khác trong cùng công ty hoặc giữa các cổ đông hiện hữu, phù hợp với quy định của điều lệ công ty.

+ Thay đổi cổ đông sáng lập: Khi cổ đông sáng lập chuyển nhượng hoặc rút khỏi công ty theo quy định, hoặc có sự bổ sung cổ đông mới thay thế.

+ Thay đổi tỷ lệ sở hữu cổ phần: Khi các cổ đông thay đổi tỷ lệ sở hữu cổ phần do chuyển nhượng, góp thêm hoặc giảm cổ phần.

+ Thành lập tổ chức, cá nhân mới trở thành cổ đông: Khi tổ chức hoặc cá nhân mới góp vốn, trở thành cổ đông của công ty theo quy định.

+ Chuyển đổi hình thức pháp lý của cổ đông: Khi tổ chức, cá nhân là cổ đông chuyển đổi hình thức pháp lý hoặc thay đổi tư cách pháp nhân.

2. Thủ tục đăng ký thay đổi thành viên công ty TNHH và công ty cổ phần

- Đối với công ty TNHH:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thành viên công ty TNHH theo quy định gồm:

· Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 2 thành viên trở lên ký (mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

· Danh sách thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Danh sách thành viên phải bao gồm chữ ký của thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi, không bắt buộc phải có chữ ký của thành viên có phần vốn góp không thay đổi (mẫu Phụ lục I-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) - đã đính kèm trong Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;

· Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;

· Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):

· Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

· Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Ngoài ra, đối với từng trường hợp phát sinh thay đổi mà hồ sơ sẽ cần thêm các giấy tờ sau:

a Trường hợp tiếp nhận thành viên mới dẫn đến tăng vốn điều lệ công ty:

· Quyết định của hội đồng thành viên về việc tiếp nhận thành viên mới;

· Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc tiếp nhận thành viên mới (ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty).

· Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới của công ty;

· Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực của thành viên mới và người đại diện theo ủy quyền của thành viên mới là tổ chức:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

+ Đối với thành viên là các tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác.

+ Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài: Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

· Bản sao hợp lệ Văn bản ủy quyền đại diện cho cá nhân của các thành viên mới là tổ chức;

· Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn,mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

b. Trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp

· Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh đã hoàn tất việc chuyển nhượng.

· Bản sao hợp lệ các giấy tờ chứng thực của thành viên chuyển nhượng, do nhận chuyển nhượng; thành viên tặng cho, do được tặng cho và người đại diện theo ủy quyền của thành viên mới là tổ chức:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

 

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

+ Đối với thành viên là các tổ chức: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác.

+ Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài: Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

· Bản sao hợp lệ Văn bản ủy quyền đại diện cho cá nhân của các thành viên mới là tổ chức;

· Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

c. Trường hợp nhận thừa kế:

· Bản sao hợp lệ Văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế (đây có thể là di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản của những người thừa kế);

· Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân trong trường hợp người thừa kế là cá nhân hoặc bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức, bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo quyền và bản sao văn bản cử người đại diện theo ủy quyền trong trường hợp người thừa kế là tổ chức.

· Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

· Bản sao hợp lệ Văn bản ủy quyền đại diện cho cá nhân của các thành viên mới là tổ chức;

d. Trường hợp do có thành viên không thực hiện cam kết góp vốn:

· Quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi thay đổi thành viên do không thực hiện cam kết góp vốn;

· Bản sao hợp lệ Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thay đổi thành viên do không thực hiện cam kết góp vốn;

e. Trường hợp đăng ký thay đổi thành viên do tặng cho phần vốn góp:

· Trường hợp thuộc đối tượng thừa kế: Hồ sơ sẽ bao gồm các giấy tờ thuộc trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp. Tuy nhiên, hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng được thay bằng hợp đồng tặng cho phần vốn góp.

· Trường hợp không thuộc đối tượng thừa kế: Hồ sơ sẽ bao gồm các giấy tờ thuộc trường hợp tiếp nhận thành viên mới. Trong đó, giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới của công ty được thay bằng hợp đồng tặng cho phần vốn góp.

f. Trường hợp thành viên sử dụng phần vốn góp để trả nợ:

Trường hợp 1: Công ty đăng ký thay đổi thành viên do thành viên sử dụng phần vốn góp để trả nợ và người nhận thanh toán được Hội đồng thành viên chấp thuận trở thành thành viên công ty theo quy định.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ quy định tại trường hợp tiếp nhận thành viên mới, trong đó, giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới của công ty được thay bằng hợp đồng về việc vay nợ và các giấy tờ thể hiện việc sử dụng phần vốn góp để trả nợ.

Trường hợp 2: Công ty đăng ký thay đổi thành viên do thành viên sử dụng phần vốn góp để trả nợ và người nhận thanh toán sử dụng phần vốn góp đó để chào bán và chuyển nhượng cho người khác theo quy định.

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ thuộc trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp, kèm theo hợp đồng về việc vay nợ và các giấy tờ thể hiện việc sử dụng phần vốn góp để trả nợ.

g. Trường hợp thay đổi thành viên theo quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất công ty:

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ theo trường hợp tiếp nhận thành viên mới, trong đó:

+ Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên mới của công ty được thay bằng nghị quyết, quyết định chia công ty, nghị quyết, quyết định tách công ty, các giấy tờ có liên quan mà pháp luật quy định

+ Nghị quyết, quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập công ty phải thể hiện nội dung chuyển giao phần vốn góp trong công ty sang thành viên mới.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc thông báo không hợp lệ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng quy định).

Bước 4: Sau khi được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

- Đối với công ty cổ phần :

o Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi thành viên công ty TNHH theo quy định gồm:

· Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

· Danh sách cổ đông sáng lập công ty cổ phần, trong đó không bao gồm thông tin về cổ đông sáng lập chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua (mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);

· Đối với các công ty cổ phần đang hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương thì nộp kèm theo:

+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư;

+ Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của công ty;

+ Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-14 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

· Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

 

· Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 2: Nơi nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.

Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc thông báo không hợp lệ (nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng quy định).

Bước 4: Sau khi được cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì công ty phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

3. Một vài điểm bất cập trong quy định thay đổi thành viên trong công ty TNHH và công ty cổ phần:

- Trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi thành viên của công ty TNHH và công ty cổ phần, hiện nay còn tồn tại nhiều điểm bất cập cần được khắc phục. Thứ nhất, thủ tục giải quyết còn khá phức tạp và mất nhiều thời gian, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc thực hiện đúng quy trình. Thứ hai, quy định chưa rõ ràng về xử lý các trường hợp chuyển nhượng nội bộ, đặc biệt khi có nhiều cổ đông hoặc thành viên cùng lúc thay đổi, dễ dẫn đến tranh chấp quyền

lợi. Thứ ba, các quy định về xử lý hồ sơ không hợp lệ hoặc không đúng quy trình còn chưa rõ ràng, gây trì hoãn trong việc cấp giấy chứng nhận đăng ký mới hoặc thông báo không hợp lệ. Thứ tư, các quy định này chưa phù hợp với thực tiễn hoạt động của các doanh nghiệp nhỏ và vừa, gây tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Cuối cùng, các quy định chưa cập nhật đầy đủ về việc thực hiện các thủ tục chuyển nhượng, góp vốn qua các hình thức điện tử hoặc qua mạng, gây bất cập trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Những điểm bất cập này cần sớm được sửa đổi, bổ sung để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong quá trình thay đổi thành viên, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về doanh nghiệp.

5. Thông tin liên hệ Văn phòng luật sư Tô Đình Huy