1. Khái niệm
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (GCNĐKNH) là bằng chứng xác lập quyền sở hữu đối với nhãn hiệu được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, trong quá trình lưu giữ và sử dụng, không ít trường hợp GCN bị mất, rách nát, cháy hỏng hoặc hư hỏng nặng. Trong các trường hợp đó, chủ sở hữu có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu tại cơ quan có thẩm quyền.
a. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là văn bản do Cục Sở hữu trí tuệ cấp, ghi nhận chủ sở hữu hợp pháp đối với một nhãn hiệu đã được bảo hộ. Giấy chứng nhận này xác lập quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu trong thời hạn 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần.
b. Các trường hợp được xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
Chủ sở hữu nhãn hiệu có thể xin cấp lại giấy chứng nhận trong các trường hợp sau:
- Mất giấy chứng nhận do thất lạc, đánh cắp, thiên tai, hỏa hoạn;
- Giấy chứng nhận bị rách, hư hỏng, không còn nguyên vẹn, không thể sử dụng hoặc nộp kèm trong các thủ tục pháp lý;
- Bị hủy hoại không mong muốn do điều kiện khách quan.
2. Cơ sở pháp lý
- Việc xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hiện được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật sau:
- Luật Sở hữu trí tuệ sửa đổi 2022 số 07/2022/QH15
- Nghị định số 65/2023/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Sở hữu trí tuệ về sở hữu công nghiệp;
- Thông tư số 23/2023/TT-BKHCN do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
- Thông tư số 263/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp phí sở hữu công nghiệp;
- Các hướng dẫn của Cục Sở hữu trí tuệ (NOIP) và quy trình dịch vụ công trực tuyến hiện hành.
3. Hồ sơ xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu
-Theo hướng dẫn của Cục SHTT, hồ sơ bao gồm:
+Tờ khai yêu cầu cấp lại (theo Mẫu số 02 ban hành kèm Thông tư 23/2023/TT-BKHCN);
+Văn bản giải trình lý do mất hoặc hư hỏng GCN;
+Chứng từ nộp phí/lệ phí theo quy định;
+Giấy ủy quyền hợp lệ (nếu nộp thông qua đại diện);
+Bản sao giấy tờ tùy thân/giấy phép kinh doanh (tùy loại chủ thể);
+Thông tin cụ thể của văn bằng gốc: số GCN, ngày cấp, nhóm sản phẩm/dịch vụ,…
Lưu ý: Trường hợp mất GCN do bị trộm cắp hoặc hành vi vi phạm pháp luật, nên kèm theo biên bản trình báo công an (nếu có) để tăng độ tin cậy pháp lý.
4. Trình tự, thủ tục thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chủ sở hữu hoặc đại diện hợp pháp chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp tại Cục SHTT (386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội);
Hoặc tại các văn phòng đại diện của Cục tại TP.HCM hoặc Đà Nẵng;
Hoặc qua dịch vụ công trực tuyến: https://dvctt.noip.gov.vn
Bước 3: Thẩm định hình thức
Cục SHTT kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, gồm:
- Đầy đủ tài liệu;
- Phù hợp mục đích cấp lại;
- Thông tin trùng khớp với dữ liệu quản lý.
Bước 4: Cấp lại Giấy chứng nhận
Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ban hành GCN mới và gửi bản cứng đến người nộp đơn. Văn bằng mới sẽ có dấu hiệu "CẤP LẠI" và vẫn giữ nguyên thông tin, số hiệu gốc.
5. Thời hạn giải quyết và lệ phí
- Thời gian xử lý
Thông thường: 15 – 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ;
Có thể kéo dài nếu cần xác minh thông tin hoặc có khiếu nại phát sinh.
- Lệ phí: theo Thông tư 263/2016/TT-BTC:
+ Lệ phí cấp lại GCN: 160.000 VNĐ/văn bằng;
+ Phí dịch vụ (nếu nộp qua đại diện): tùy thỏa thuận;
+ Nếu yêu cầu cấp lại nhiều văn bằng cùng lúc, lệ phí tính trên từng văn bằng.
Xem thêm "Chi phí thuê luật sư tư vấn pháp lý"
6. Xử lý tình huống đặc biệt
Trong thực tiễn thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, chủ sở hữu có thể gặp phải một số tình huống đặc biệt không được quy định cụ thể trong mẫu hồ sơ hay trình tự tiêu chuẩn. Những tình huống này đòi hỏi sự linh hoạt trong áp dụng pháp luật cũng như hiểu biết sâu về quy trình đăng ký và quản lý quyền sở hữu công nghiệp. Dưới đây là những trường hợp phổ biến và hướng xử lý tương ứng.
Một trong những tình huống thường gặp là việc chủ sở hữu không còn nhớ rõ số hiệu hoặc thông tin chi tiết của văn bằng đã được cấp. Đây là vấn đề phổ biến khi doanh nghiệp hoặc cá nhân không lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý liên quan đến nhãn hiệu. Trong trường hợp này, chủ thể có thể gửi văn bản đề nghị tra cứu thông tin tới Cục Sở hữu trí tuệ hoặc sử dụng công cụ tra cứu trực tuyến trên trang web chính thức của Cục. Nếu không tra cứu được hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu, nên liên hệ với tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp để được hỗ trợ dịch vụ tra cứu chính xác và đầy đủ.
Một trường hợp khác là Giấy chứng nhận bị sai thông tin do lỗi in ấn hoặc lỗi từ cơ quan cấp, chẳng hạn như sai tên chủ sở hữu, địa chỉ, nhóm sản phẩm hoặc hình ảnh nhãn hiệu. Khi xảy ra tình huống này, nếu văn bằng vẫn còn bản gốc, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục điều chỉnh văn bằng trước, sau đó mới xin cấp lại trong trường hợp bản gốc bị mất. Trong trường hợp vừa bị mất vừa phát hiện sai sót, cần đồng thời nộp hồ sơ điều chỉnh và cấp lại để đảm bảo nội dung chính xác trên văn bản pháp lý mới được cấp.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, nhãn hiệu đã được chuyển nhượng cho cá nhân hoặc tổ chức khác nhưng bên nhận chưa thực hiện thủ tục đăng ký chuyển nhượng tại Cục Sở hữu trí tuệ. Trong thời gian đó, văn bằng bị mất hoặc thất lạc. Trường hợp này, chủ thể muốn được cấp lại GCN trước hết phải nộp hồ sơ đăng ký chuyển nhượng nhãn hiệu và được ghi nhận chính thức trên hệ thống quản lý của Cục. Chỉ khi tên của chủ thể đã được cập nhật mới có thể thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận. Điều này đảm bảo quyền và nghĩa vụ chỉ phát sinh với chủ sở hữu hợp pháp.
Trong một số trường hợp nghiêm trọng hơn, giấy chứng nhận bị lợi dụng, giả mạo hoặc có dấu hiệu bị chiếm đoạt bất hợp pháp. Ví dụ, có đối tượng sử dụng văn bằng giả để ký kết hợp đồng, thế chấp hoặc gây nhầm lẫn về quyền sở hữu. Khi đó, chủ sở hữu cần kịp thời trình báo với cơ quan công an để xử lý về mặt hình sự, đồng thời gửi văn bản yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ xác minh tình trạng văn bằng. Nếu có tranh chấp đang diễn ra về quyền sở hữu, Cục sẽ tạm hoãn việc cấp lại văn bằng cho đến khi có phán quyết của cơ quan tài phán hoặc có thỏa thuận rõ ràng giữa các bên.
Một tình huống khác đáng lưu ý là khi chủ sở hữu cho rằng đã được cấp giấy chứng nhận nhưng Cục không tìm thấy hồ sơ tương ứng trong cơ sở dữ liệu. Đây có thể là do nhầm lẫn trong quá trình ghi nhớ hoặc do đơn đăng ký đã từng bị từ chối, rút lui, hoặc chưa hoàn tất. Trong trường hợp không thể chứng minh rằng GCN đã từng được cấp, Cục sẽ không có cơ sở để thực hiện thủ tục cấp lại, và chủ sở hữu buộc phải nộp đơn đăng ký nhãn hiệu mới từ đầu.
Cuối cùng, đối với doanh nghiệp sở hữu nhiều nhãn hiệu và không may bị mất toàn bộ giấy chứng nhận do thiên tai, cháy nổ hoặc sơ suất trong lưu trữ, vẫn có thể xin cấp lại đồng thời nhiều văn bằng. Khi đó, chủ thể cần chuẩn bị danh sách liệt kê đầy đủ các văn bằng cần cấp lại và nộp kèm từng tờ khai tương ứng. Lệ phí được tính riêng cho từng văn bằng nhưng có thể thanh toán gộp trong một chứng từ để thuận tiện cho công tác tài chính.
Việc quản lý và lưu giữ Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu không chỉ có ý nghĩa về mặt hành chính mà còn là yếu tố bảo đảm an toàn pháp lý trong các hoạt động thương mại và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ. Dưới đây là một số khuyến nghị thực tiễn quan trọng mà chủ sở hữu cần lưu ý:
- Thứ nhất, bảo quản bản chính Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu một cách an toàn và có hệ thống.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là văn bản pháp lý duy nhất chứng minh quyền sở hữu đối với nhãn hiệu, do đó cần được lưu trữ ở nơi an toàn, tránh thất lạc, cháy nổ hoặc hư hỏng. Bên cạnh bản chính, nên sao lưu một bản mềm (bản scan có độ phân giải cao) và các bản sao chứng thực từ cơ quan có thẩm quyền để sử dụng khi cần thiết, đặc biệt trong các giao dịch hoặc thủ tục hành chính.
- Thứ hai, chuẩn bị bản sao Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có công chứng khi tham gia các giao dịch pháp lý.
Trong các trường hợp như chuyển nhượng quyền sở hữu nhãn hiệu, hợp tác thương mại, ký kết hợp đồng nhượng quyền (franchise), thế chấp quyền sở hữu trí tuệ, việc có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu đã được công chứng là cần thiết để chứng minh quyền sở hữu hợp pháp, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh nếu xảy ra tranh chấp.
- Thứ ba, đối với các nhãn hiệu đã được bảo hộ tại nhiều quốc gia, cần lưu trữ hệ thống giấy tờ riêng biệt.
Các chứng nhận quốc tế như Giấy chứng nhận đăng ký quốc tế do Tổ chức Sở hữu trí tuệ Thế giới (WIPO) cấp trong hệ thống Madrid hoặc các quyết định bảo hộ tại từng quốc gia cần được lưu giữ riêng biệt, tránh nhầm lẫn với giấy tờ đăng ký tại Việt Nam. Việc phân loại, sắp xếp khoa học sẽ giúp chủ sở hữu nhanh chóng tiếp cận thông tin trong trường hợp cần chứng minh quyền tại từng thị trường cụ thể.
- Thứ tư, chủ động theo dõi thời hạn bảo hộ để tránh nhầm lẫn giữa “gia hạn” và “cấp lại” Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực trong vòng 10 năm kể từ ngày nộp đơn và có thể gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần 10 năm. Việc không nắm rõ thời hạn có thể dẫn đến quá thời gian gia hạn, khiến quyền sở hữu bị mất và buộc phải nộp đơn đăng ký mới. Một số chủ thể nhầm lẫn giữa “cấp lại” do mất hoặc hư hỏng văn bằng và “gia hạn” khi hết hiệu lực, dẫn đến chuẩn bị hồ sơ sai quy định. Vì vậy, nên có lịch theo dõi định kỳ hoặc sử dụng dịch vụ quản lý nhãn hiệu từ tổ chức đại diện để bảo đảm đúng thời điểm xử lý thủ tục.
- Thứ năm, phân công rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp.
Đối với các tổ chức, doanh nghiệp có nhiều nhãn hiệu hoặc hoạt động trong nhiều lĩnh vực, việc phân công rõ ràng bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ và quản lý tài sản sở hữu trí tuệ là cần thiết. Tránh tình trạng thất lạc do nhân sự thay đổi, lưu trữ phân tán hoặc không cập nhật thông tin kịp thời.
Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là tài sản trí tuệ có giá trị pháp lý và kinh tế to lớn, gắn liền với thương hiệu doanh nghiệp, cá nhân. Khi GCN bị mất hoặc hư hỏng, chủ sở hữu cần chủ động thực hiện thủ tục xin cấp lại nhằm tiếp tục duy trì quyền bảo hộ, tránh tranh chấp và rủi ro về pháp lý trong quá trình khai thác, sử dụng nhãn hiệu.
Để đảm bảo quyền lợi, người nộp đơn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng biểu mẫu, thực hiện thủ tục tại đúng cơ quan có thẩm quyền và theo dõi sát sao quá trình xử lý. Trường hợp hồ sơ phức tạp hoặc có tranh chấp liên quan, nên nhờ đến sự hỗ trợ từ các tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp hoặc luật sư chuyên về sở hữu trí tuệ để đảm bảo đúng quy trình pháp luật.
7. Phạm vi công việc của văn phòng Luật sư Tô Đình Huy
Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực sở hữu trí tuệ, đặc biệt có kinh nghiệm xử lý các thủ tục liên quan đến việc đăng ký, duy trì, gia hạn, chuyển nhượng và xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, Văn phòng cam kết đồng hành cùng khách hàng trong toàn bộ quy trình pháp lý từ tư vấn ban đầu đến khi nhận được văn bằng mới được cấp lại từ Cục Sở hữu trí tuệ.
Cụ thể, phạm vi công việc của Văn phòng bao gồm:
- Tiếp nhận thông tin, xác minh hồ sơ và tư vấn phương án phù hợp: Hỗ trợ khách hàng rà soát tình trạng hồ sơ đăng ký nhãn hiệu, xác định rõ đã được cấp Giấy chứng nhận hay chưa, hướng dẫn tra cứu văn bằng nếu thiếu thông tin (như số đơn, ngày cấp…).
- Tư vấn xử lý các tình huống đặc biệt: Đưa ra giải pháp cụ thể trong các trường hợp mất GCN do thiên tai, bị sai thông tin trên văn bằng, bị giả mạo hoặc có tranh chấp quyền sở hữu; đề xuất hướng đi phù hợp và đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Soạn thảo hồ sơ cấp lại giấy chứng nhận: Chuẩn bị đầy đủ tờ khai, văn bản giải trình lý do mất GCN, giấy tờ chứng minh tư cách chủ sở hữu, chứng từ nộp lệ phí và các tài liệu liên quan khác theo quy định tại Thông tư số 263/2016/TT-BTC và Thông tư số 01/2007/TT-BKHCN (được sửa đổi, bổ sung).
- Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ: Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ tại Cục Sở hữu trí tuệ hoặc Văn phòng đại diện tại TP.HCM/Đà Nẵng nếu có nhu cầu, đồng thời theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ, bổ sung hoặc điều chỉnh khi có yêu cầu từ chuyên viên tiếp nhận.
- Tiếp nhận văn bằng cấp lại và bàn giao cho khách hàng: Sau khi được cấp lại, Văn phòng sẽ nhận GCN và thực hiện bàn giao theo đúng quy trình, đồng thời hướng dẫn khách hàng lưu giữ và bảo quản văn bằng theo quy định để tránh rủi ro sau này.
- Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến nhãn hiệu: Bên cạnh thủ tục cấp lại, Văn phòng còn hỗ trợ tư vấn gia hạn hiệu lực, chuyển nhượng nhãn hiệu, ghi nhận thay đổi chủ sở hữu, cấp lại trong trường hợp bị rách, hư hỏng, mất mát cục bộ, hoặc xử lý vi phạm nếu phát hiện bên thứ ba sử dụng trái phép nhãn hiệu.
8. Vì sao khách hàng chọn Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy
Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy là đơn vị đã có bề dày hoạt động, với đội ngũ Luật sư được đào tạo bài bản, chính quy và có chuyên môn sâu trong việc Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất. Với đội ngũ Luật sư có nhiều năm kinh nghiệm trong các hoạt động thực tiễn, cung cấp các dịch vụ pháp lý và đặc biệt là kinh nghiệm thực tế về Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất và các vấn đề liên quan, chúng tôi đã cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất về Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất và mang lại sự hài lòng cho nhiều khách hàng.
Ngoài vấn đề chuyên môn, chúng tôi luôn thực hiện dịch vụ Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất với tinh thần, trách nhiệm và sự tận tâm cao nhất, xây dựng niềm tin, sự an tâm và an toàn pháp lý cho khách hàng.
Đồng thời, chúng tôi luôn ý thức tuân thủ Quy tắc đạo đức và ứng xử nghề Luật sư trong quá trình thực hiện Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất trong mối quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp và các cơ quan Nhà nước, các cá nhận có liên quan trong quá trình thực hiện Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất.
Chúng tôi cam kết và trách nhiệm bảo mật tất cả các khoản mục, điều kiện của hợp đồng/thỏa thuận nào được thiết lập, ký kết và tất cả giấy tờ, tài liệu, thông tin mà Văn phòng Luật sư có được từ Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất. Văn phòng Luật sư cam kết không công bố hay truyền đạt các vấn đề liên quan đến hợp đồng và công việc này đến Bên thứ ba nào khác mà không có sự đồng ý bằng văn bản của khách hàng, trừ trường hợp cơ quan Nhà nước yêu cầu.
9. Thông tin liên hệ
Nếu Quý khách hàng đang gặp phải vấn đề pháp lý liên quan đến Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0909160684 để nhận được sự [nội dung dịch vụ] và được hỗ trợ kịp thời.
Số hotline được Luật sư tiếp nhận và xử lý trên phạm vi toàn quốc.
Thời gian làm việc từ 08 giờ sáng đến 21 giờ tối trong khoảng thời gian từ Thứ 2 đến Thứ 7 trong tuần.
Ngoài phương thức hỗ trợ qua số hotline cho dịch vụ [nội dung dịch vụ], chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ trực tiếp và trực tuyến qua Zalo: 0978845617, và Email [info@luatsuhcm.com]
Chúng tôi hiểu rằng, vấn đề pháp lý Thủ tục xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất có thể ảnh hưởng lớn đến cuộc sống và công việc, thời gian, chi phí của bạn. Hãy để đội ngũ Luật sư của chúng tôi đồng hành và hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và đồng hành cùng Quý khách hàng trên mỗi bước đường pháp lý.
Chúng tôi trên mạng xã hội