Khai di sản thừa kế không có giấy chứng tử - Tư vấn cách xử lý

1. Hồ sơ khai di sản thừa kế cần giấy tờ gì?

Theo quy định tại Điều 612 BLDS năm 2015, di sản bao gồm tài sản riêng của người chết, phần tài sản của người chết trong tài sản chung với người khác. Như vậy, di sản có thể là quyền sử dụng đất, nhà ở, tiền gửi ngân hàng, cổ phần, cổ phiếu, xe ô tô, xe máy, quyền tài sản khác theo quy định pháp luật. Đây là căn cứ để xác định phạm vi tài sản được chuyển giao cho những người thừa kế sau khi người có tài sản chết.

Căn cứ theo Điều 59 BLDS 2015, hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản phân chia di sản còn phải có các giấy tờ sau đây:

• Giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chứng minh người để lại di sản đã chết;
• Di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc; giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật và trường hợp người thừa kế không phụ thuộc vào nội dung của di chúc theo quy định của Bộ luật Dân sự;
• Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu.

Bên cạnh đó, khai nhận di sản là việc người thừa kế xác lập quyền hưởng di sản thông qua văn bản được công chứng trong trường hợp:

• Chỉ có một người thừa kế;
• Hoặc nhiều người cùng được hưởng nhưng không phân chia tài sản mà xác lập quyền sở hữu chung.

Đối với trường hợp các đồng thừa kế có nhu cầu chia phần tài sản của mình thì thực hiện thủ tục thỏa thuận phân chia di sản. Việc khai nhận hoặc phân chia di sản là căn cứ để thực hiện các thủ tục đăng ký biến động đối với tài sản như quyền sử dụng đất, nhà ở, phương tiện giao thông hoặc tài sản phải đăng ký quyền sở hữu.

2. Vì sao giấy chứng tử là giấy tờ bắt buộc khi khai nhận di sản?

- Giấy chứng tử là căn cứ chứng minh việc mở thừa kế

Theo Điều 611 BLDS 2015, Thời điểm mở thừa kế là thời điểm người có tài sản chết. Đồng thời, trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử. Giấy chứng tử được cấp ngay sau khi thực hiện thủ tục đăng ký khai tử.

Như vậy, giấy chứng tử là một loại giấy tờ hộ tịch của cá nhân được cơ quan nhà nước cấp cho gia đình, thân nhân, người đại diện của một cá nhân để xác nhận rằng cá nhân đó đã chết.

Đây là căn cứ để:

• Xác định thời điểm mở thừa kế;
• Xác định người còn sống tại thời điểm mở thừa kế;
• Xác định thời hiệu yêu cầu chia di sản;
• Xác định cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Giấy chứng tử bao gồm các thông tin như sau: Họ, chữ đệm và tên của người chết, giới tính, ngày, tháng, năm sinh và ngày, tháng, năm chết, nơi chết, dân tộc, quốc tịch, số định danh, căn cước công dân... số giấy chứng tử, ngày, tháng, năm cấp giấy chứng tử, họ, chữ đệm và tên của người đi khai tử, quan hệ với người chết.

- Giấy chứng tử là thành phần hồ sơ công chứng

Khi thực hiện thủ tục công chứng văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản, tổ chức hành nghề công chứng phải kiểm tra căn cứ xác lập quyền thừa kế.

Trong hồ sơ thông thường đều phải có:

• Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử của người chết;
• Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế;
• Giấy tờ về tài sản;
• Giấy tờ tùy thân của người thừa kế.

Nếu không chứng minh được người để lại di sản đã chết thì công chứng viên có căn cứ từ chối công chứng.
👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ khai nhận di sản theo di chúc tại Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Không có giấy chứng tử có được khai nhận di sản hay không và hướng xử lý.

Trường hợp 1: Chỉ bị mất giấy chứng tử

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Người để lại di sản đã được đăng ký khai tử hợp pháp nhưng gia đình làm mất bản chính giấy chứng tử.

Trong trường hợp này, người thừa kế vẫn có thể thực hiện thủ tục khai nhận di sản sau khi xin cấp:

• Trích lục khai tử;
• Hoặc bản sao trích lục hộ tịch.

Theo Luật Hộ tịch năm 2014 và các văn bản hướng dẫn, việc cấp bản sao trích lục hộ tịch được thực hiện tại cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch. Do đó, việc mất giấy chứng tử không làm mất quyền thừa kế.

Trường hợp 2: Người chết chưa từng được đăng ký khai tử

Theo quy định tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch thì:

“Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử theo quy định thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết; trường hợp người yêu cầu khai tử không có giấy tờ, tài liệu chứng minh hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không đảm bảo giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử.”

Như vậy, đối với trường hợp người chết không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền cấp thì người yêu cầu đăng ký khai tử có thể cung cấp các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ. Trên cơ sở đó, cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật thì thực hiện việc đăng ký khai tử.

Trong trường hợp chưa thể xuất trình giấy chứng tử, người yêu cầu có thể cung cấp các giấy tờ, tài liệu hợp pháp khác để chứng minh quan hệ nhân thân. Khi thực hiện công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, tổ chức hành nghề công chứng sẽ xem xét các tài liệu này theo Điều 42 và Điều 43 Luật Công chứng 2024 trước khi quyết định có đủ căn cứ giải quyết yêu cầu hay không. Hoặc tổ chức hành nghề công chứng xác minh tại UBND cấp xã nơi người để lại di sản cư trú cuối cùng.
👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ khai nhận di sản thừa kế theo pháp luật tại Thành phố Hồ Chí Minh.

4. Thủ tục cấp giấy chứng tử và đăng ký khai tử

- Thủ tục cấp giấy chứng tử

Theo quy định tại Điều 32 Luật Hộ tịch, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cuối cùng của người chết cư trú có thẩm quyền đăng ký khai tử. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của cá nhân đã chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện đăng ký khai tử.

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, Giấy chứng tử do cơ quan có thẩm quyền sau cấp:

• Cá nhân chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế cấp Giấy chứng tử;
• Cá nhân chết vì thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp Giấy chứng tử;
• Cá nhân bị Tòa án tuyên bố là đã chết: Bản án, quyết định có hiệu lực của Tòa án thay Giấy báo tử;
• Cá nhân chết trên phương tiện giao thông, tai nạn, bị giết, chết đột ngột hoặc chết có nghi vấn: văn bản xác nhận của công an hoặc kết quả giám định của Cơ quan giám định pháp y thay Giấy báo tử;
• Cá nhân chết không thuộc các trường hợp trên thì Ủy ban nhân dân xã nơi người đó chết cấp Giấy báo tử.

- Thủ tục đăng ký khai tử

Bước 1: Người đăng ký khai tử nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền;

Bước 2: Cán bộ hộ tịch tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ;

Nếu hồ sơ hợp lệ, cán bộ hộ tịch ghi vào Sổ hộ tịch và cấp trích lục khai tử cho người yêu cầu.

Bước 3: Cấp giấy chứng tử

Việc cấp giấy chứng tử và đăng ký khai tử là thủ tục hộ tịch có ý nghĩa pháp lý quan trọng, ghi nhận chính thức sự kiện một cá nhân đã qua đời theo quy định của pháp luật. Thực hiện đúng và kịp thời thủ tục này không chỉ bảo đảm thông tin hộ tịch được cập nhật đầy đủ, chính xác mà còn là căn cứ để thân nhân thực hiện các thủ tục pháp lý phát sinh và các quyền, nghĩa vụ liên quan khác. Do đó, người có trách nhiệm đăng ký khai tử cần nắm rõ quy định pháp luật, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng trình tự tại cơ quan có thẩm quyền để quá trình giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn khai nhận thừa kế cho người bị tâm thần

5. Thông tin liên hệ Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy

📍 Địa chỉ văn phòng

Trụ sở chính: A-10-11 Centana Thủ Thiêm, số 36 Mai Chí Thọ, Phường Bình Trưng (Q.2 cũ), Tp.Hồ Chí Minh

Văn phòng giao dịch: Lầu 1, số 227A Xô Viết Nghệ Tĩnh, P. Gia Định, Tp.Hồ Chí Minh (Gần vòng xoay Hàng Xanh)

📞 Kênh tư vấn trực tuyến

💬 Hotline: 090.916.0684 (Tư vấn pháp luật nhanh)

📱 Zalo hỗ trợ: 097.884.5617 (Luật sư trực tuyến)

☎️ Điện thoại bàn: (028) 3899 1104

🕒 Thời gian làm việc

📅 Thứ 2 – Thứ 6: 08:00 – 21:00

❌ Thứ 7, Chủ nhật và Ngày lễ: Nghỉ

✉️ Kết nối số

📩 Email: info@luatsuhcm.com

🌐Website: luatsuhcm.com

🛡️ CAM KẾT: Mọi thông tin trao đổi giữa khách hàng và Luật sư đều được bảo mật tuyệt đối theo quy định của pháp luật và quy tắc đạo đức nghề nghiệp.