Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như thế nào?

1. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như thế nào?

Việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn và khả năng quản lý tập trung trên nền tảng điện tử.

Căn cứ theo khoản 4 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, quy định về thu thập, cập nhật và quản lý dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:

Dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử được quản lý, lưu trữ theo quy định của pháp luật lưu trữ và pháp luật dữ liệu.

Trên cơ sở đó, việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo các nguyên tắc pháp lý sau:

• Lưu trữ tập trung trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử, bảo đảm việc quản lý thống nhất và khả năng truy xuất dữ liệu khi cần thiết.
• Tuân thủ pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu, làm căn cứ xác định giá trị pháp lý và thời hạn lưu trữ của dữ liệu hợp đồng.
• Bảo đảm an toàn, toàn vẹn dữ liệu, phòng ngừa việc chỉnh sửa, mất mát hoặc truy cập trái phép trong quá trình lưu trữ.
• Thực hiện phân quyền truy cập dữ liệu, chỉ các chủ thể có thẩm quyền mới được khai thác, sử dụng thông tin theo đúng mục đích.

Tóm lại, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ và quản lý theo pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu, đồng thời phải được bảo đảm an toàn, bảo mật và kiểm soát truy cập chặt chẽ trong suốt quá trình lưu trữ.

2. Thời gian lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử là bao lâu?

Căn cứ khoản 3 Điều 18 Thông tư 08/2026/TT-BNV, dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các tài liệu điện tử liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người lao động và người sử dụng lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt của hợp đồng lao động cuối cùng.

Về bảo mật dữ liệu, các thông tin liên quan đến hợp đồng lao động điện tử được quản lý và khai thác trên nền tảng theo nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin, đúng mục đích sử dụng và đúng thẩm quyền truy cập. Theo đó, dữ liệu chỉ được cung cấp, chia sẻ cho tổ chức, cá nhân có liên quan trực tiếp đến việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động khi đáp ứng điều kiện theo quy định và đã thực hiện thủ tục đăng ký khai thác dữ liệu.

Tóm lại, dữ liệu hợp đồng lao động điện tử không chỉ được lưu trữ tối đa 10 năm mà còn được quản lý theo cơ chế kiểm soát truy cập, phân quyền và chia sẻ có điều kiện nhằm bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin của người lao động và người sử dụng lao động.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn tranh chấp hợp đồng thử việc không đúng quy định tại Tòa án khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.

3. Việc thực hiện lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ thuộc trách nhiệm của ai?

Căn cứ khoản 7 Điều 21 Nghị định 337/2025/NĐ-CP về trách nhiệm của Nhà cung cấp eContract, quy định như sau:

• Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm thực hiện lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ. Đồng thời, đơn vị này phải xây dựng và duy trì đầy đủ các phương án về kỹ thuật, tổ chức, nhân sự và quy trình nghiệp vụ nhằm bảo đảm việc chứng thực và quản lý hợp đồng lao động điện tử được thực hiện an toàn, đúng quy định.
• Trường hợp Nhà cung cấp eContract chấm dứt hoạt động, toàn bộ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử phải được chuyển giao về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ nhằm bảo đảm việc quản lý và lưu trữ dữ liệu được liên tục, không bị gián đoạn.

Như vậy, trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về lưu trữ thuộc về Nhà cung cấp eContract.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư chuyên về lao động tại Thành phố Hồ Chí Minh

4. Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp có bắt buộc không?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2026/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp không phải là yêu cầu bắt buộc.

Nhà nước chỉ khuyến khích người sử dụng lao động áp dụng hợp đồng lao động điện tử nhằm thay thế hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong hoạt động quản trị nhân sự, cũng như trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan đến hợp đồng lao động.

Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng hoặc không áp dụng hợp đồng lao động điện tử tùy theo nhu cầu quản lý, nhưng việc sử dụng hình thức điện tử được định hướng là giải pháp hiện đại hóa và thuận tiện hóa công tác quản lý lao động.

5. Một số lưu ý về lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử

Trong quá trình thực hiện lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, cần lưu ý một số nội dung sau:

• Thực hiện lưu trữ đầy đủ và chính xác toàn bộ hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng và các tài liệu liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Đảm bảo thời hạn lưu trữ theo quy định, bảo đảm khả năng truy xuất, tra cứu dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ.
• Cập nhật dữ liệu kịp thời và thống nhất, tránh sai lệch hoặc thiếu thông tin trong quá trình quản lý.
• Tuân thủ đúng thẩm quyền truy cập dữ liệu, chỉ tổ chức, cá nhân có liên quan hoặc được cho phép mới được khai thác thông tin.
• Khai thác và sử dụng dữ liệu đúng mục đích, không sử dụng sai phạm vi hoặc trái quy định pháp luật.
• Thực hiện cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng, bảo đảm kiểm soát chặt chẽ người dùng hệ thống.
• Áp dụng các biện pháp bảo mật kỹ thuật, như xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ.
• Phòng ngừa rủi ro mất mát, rò rỉ hoặc truy cập trái phép, bảo đảm an toàn hệ thống trong suốt quá trình vận hành.

Như vậy, việc lưu trữ và bảo mật dữ liệu cần được thực hiện đồng bộ cả về quy trình quản lý và giải pháp kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và tuân thủ pháp luật.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn thủ tục giao kết hợp đồng lao động điện tử chuẩn quy định

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như thế nào? nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Lưu trữ và bảo mật dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được thực hiện như thế nào? chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.