Tính pháp lý của chữ ký số của cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử

1. Thế nào là chữ ký số cá nhân?

Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử được cá nhân sử dụng để xác nhận danh tính và thể hiện sự đồng ý đối với nội dung của thông điệp dữ liệu, trong đó có hợp đồng lao động điện tử.

Theo khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó:

• Khóa bí mật được sử dụng để tạo chữ ký số trên thông điệp dữ liệu.
• Khóa công khai được sử dụng để kiểm tra và xác thực chữ ký số.

Việc sử dụng cơ chế khóa không đối xứng giúp chữ ký số bảo đảm các yêu cầu quan trọng trong giao dịch điện tử, bao gồm:

• Xác thực đúng chủ thể ký và chứng minh người ký chính là người sở hữu chữ ký số.
• Bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, giúp phát hiện mọi thay đổi đối với nội dung văn bản sau khi đã được ký.
• Bảo đảm tính chống chối bỏ, nghĩa là người ký không thể phủ nhận việc mình đã thực hiện giao dịch bằng chữ ký số.

Tuy nhiên, chữ ký số không có chức năng bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu. Việc bảo mật nội dung dữ liệu sẽ được thực hiện thông qua các giải pháp kỹ thuật khác theo quy định của pháp luật.
👉 Tham khảo thêm: Dịch vụ tư vấn hợp đồng lao động điện tử trọn gói cho doanh nghiệp

2. Tính pháp lý của chữ ký số cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử

Pháp luật hiện hành công nhận giá trị pháp lý của chữ ký số khi được sử dụng trong giao dịch điện tử, trong đó có việc giao kết hợp đồng lao động điện tử. Vì vậy, hợp đồng lao động được ký bằng chữ ký số không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được lập và ký dưới hình thức điện tử.

Cụ thể, khoản 1 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử. Đây là nguyên tắc khẳng định pháp luật Việt Nam thừa nhận giá trị của chữ ký điện tử trong các giao dịch được thực hiện trên môi trường số.

Đồng thời, khoản 2 Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy. Như vậy, khi cá nhân sử dụng chữ ký số hợp lệ để ký hợp đồng lao động điện tử thì giá trị pháp lý của chữ ký này được công nhận tương đương với chữ ký tay trên hợp đồng lao động bằng văn bản.

Bên cạnh đó, để bảo đảm tính hợp pháp của việc giao kết hợp đồng lao động điện tử, khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động và người lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm xác thực chủ thể giao kết và xác định chính xác thời điểm ký hợp đồng.

Ngoài ra, theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian được gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và thông điệp dữ liệu được Nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực.
👉 Tham khảo thêm: Luật sư về lao động giỏi tại Thành Phố Hồ Chí Minh.

3. Có bắt buộc có chữ ký số cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử không?

Theo quy định hiện hành, có. Khi giao kết hợp đồng lao động điện tử, người lao động và người sử dụng lao động đều phải sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng.

Cụ thể, khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định một trong các điều kiện để giao kết hợp đồng lao động điện tử là người sử dụng lao động và người lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định này cho thấy chữ ký số không chỉ là phương thức xác nhận ý chí của các bên mà còn là điều kiện bắt buộc để hợp đồng lao động điện tử được giao kết đúng quy định pháp luật. Thông qua chữ ký số, hệ thống có thể xác thực chính xác chủ thể ký, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hợp đồng và xác định thời điểm ký kết.
👉 Tham khảo thêm: Tư vấn triển khai hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp

4. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử

Để bảo đảm hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro trong quá trình giao kết, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ được cấp theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và còn thời hạn sử dụng tại thời điểm ký hợp đồng.
• Bảo đảm thông tin định danh của người ký chính xác, thống nhất với thông tin trên hợp đồng lao động và các giấy tờ tùy thân của người lao động hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian khi ký hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP để xác định chính xác thời điểm giao kết hợp đồng.
• Thực hiện việc ký trên hệ thống eContract được kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định, bảo đảm quy trình giao kết, xác thực và lưu trữ hợp đồng đúng pháp luật.
• Kiểm tra đầy đủ nội dung hợp đồng trước khi ký, bởi sau khi chữ ký số được gắn vào thông điệp dữ liệu, mọi sửa đổi hoặc bổ sung đều phải được các bên thống nhất và thực hiện theo đúng t rình tự pháp luật.
• Bảo mật khóa bí mật và thiết bị chứa chữ ký số, không cung cấp cho người khác sử dụng hoặc ký thay dưới bất kỳ hình thức nào để tránh rủi ro giả mạo và phát sinh tranh chấp.
• Lưu trữ hợp đồng lao động điện tử đúng quy định, bảo đảm có thể tra cứu, khai thác và sử dụng khi giải quyết các thủ tục hành chính hoặc tranh chấp lao động.

Việc sử dụng chữ ký số cá nhân đúng quy định không chỉ bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử mà còn góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động và người sử dụng lao động trong suốt quá trình thực hiện quan hệ lao động.

Chuyên đề trên đây là chia sẻ của chúng tôi về vấn đề Tính pháp lý của chữ ký số cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử nhằm hỗ trợ người đọc có thêm kiến thức về pháp luật, không nhằm mục đích thương mại. Các thông tin trong chuyên đề Tính pháp lý của chữ ký số cá nhân trên hợp đồng lao động điện tử chỉ là quan điểm cá nhân người viết, người đọc chỉ tham khảo. Chúng tôi đề nghị Quý Khách hàng nên tham khảo ý kiến chuyên môn từ Luật sư của chúng tôi đối với các vấn đề cụ thể. Các yêu cầu giải đáp thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp với Văn phòng của chúng tôi theo địa chỉ phía trên hoặc liên hệ qua Hotline: 0978845617, Email: info@luatsuhcm.com.