1. Vai trò của luật sư trong đàm phán hợp đồng
Trong mối quan hệ với thân chủ của mình khi tham gia đàm phán hợp đồng, luật sư luôn phải ghi nhớ vị trí của mình trước thân chủ, ghi nhớ về khả năng của mình và của thân chủ. Cụ thể, luật chỉ đóng vai trò là người giúp việc cho thân chủ, còn thân chủ mới là người quyết định sự thành bại của hợp đồng. Thân chủ sẽ giỏi hơn luật sư về kiến thức, trình độ và kinh nghiệm kinh doanh trên thương trường, còn luật sư giỏi hơn thân chủ về mặt pháp lý.
Khi tham gia đàm phán, luật sư có thể có mặt với tư cách song đàm với thân chủ tức là luật sư và thân chủ cùng đàm phán với đối tác của thân chủ. Khi đó, luật sư có thể là người trực tiếp đàm phán, thân chủ chỉ quan sát và góp ý nếu cần thiết, hoặc luật sư có thể là trợ lý bên cạnh thân chủ trong khi thân chủ là người đàm phán. Luật sư cũng có thể có mặt đàm phán với tư cách là người đại diện theo uỷ quyền của thân chủ. Khi đó thân chủ không cần có mặt khi đàm phán và luật sư là người duy nhất tham gia đàm phán. Việc đại diện theo uỷ quyền có thể theo phương thức uỷ quyền thương vụ - luật sư thay mặt thân chủ cho một hợp đồng cụ thể, hoặc ủy quyền thường xuyên - luật sư thường xuyên đàm phán, ký kết hợp đồng trong phạm vi ủy quyền.
Khi tham gia đàm phán cho thân chủ, vai trò của luật sư được thể hiện là luật sư phải luôn bảo vệ tốt nhất cho thân chủ của mình. Luật sư phải bằng kiến thức và kinh nghiệm pháp lý của mình giúp hai bên thương lượng đạt hiệu quả, phải biết nhận ra vấn đề, phân tích vấn đề và đưa ra các hướng giải quyết để thân chủ lựa chọn. Luật sư cũng phải biết giải quyết mâu thuẫn nảy sinh giữa các bên và phải biết sử dụng một số thủ thuật can thiệp đúng lúc không để mâu thuẫn trong đàm phán nảy sinh gay gắt, biết cắt đoạn “cao trào” trong tranh cãi khi đàm phán. Cuối cùng, luật sư phải có kỹ năng soạn thảo được hợp đồng phản ánh được những nội dung đã được đàm phán thảo luận thống nhất để hai bên ký kết.
>> Tham khảo bài viết: Đại diện đàm phán Hợp đồng, thỏa thuận
2. Chuẩn bị đàm phán của Luật sư
Sự thành công của việc đàm phán phụ thuộc rất nhiều vào công việc chuẩn bị. Nếu chuẩn bị càng tốt thì có tự tin và có khả năng kết thúc việc đàm phán sớm. Những công việc luật sư phải làm trong việc chuẩn bị như sau:
Thứ nhất, nắm thật vững chắc, cụ thể và rõ ràng nội dung giao dịch được đàm phán. Mặc dù vai trò của luật sư không nằm trong việc quyết định giá cả, loại mặt hàng… luật sư vẫn phải biết thật rõ nội dung giao dịch, những vấn đề có liên quan để có được một bức tranh toàn cảnh. Luật sư không thể đàm phán một giao dịch nếu như chưa biết rõ được các nội dung cơ bản và những đặc thù của nó. Việc này đòi hỏi người luật sư phải đọc kỹ tài liệu (dự thảo hợp đồng, đơn đặt hàng, chào hàng…) và trao đổi kỹ với khách hàng về giao dịch sắp phải đàm phán.
Thứ hai, trên cơ sở nội dung giao dịch, người luật sư cần nắm chắc được ý đồ và các phương án của thân chủ của mình. Sở dĩ phải có đàm phán là do có một số vấn đề mà thân chủ cho rằng phía đối tác sẽ khó chấp nhận hoặc sẽ đưa ra những đòi hỏi mà phía thân chủ cũng sẽ khó chấp nhận. Vì vậy luật sư cần phải nắm chắc được phạm vi nội dung mà thân chủ có thể chấp nhận và trong bất kỳ trường hợp nào cũng không được vượt ra ngoài phạm vi đó. Điều này là tối quan trọng. Không bao giờ luật sư được đưa ra những cam kết ngoài phạm vi ủy quyền của thân chủ.
Thứ ba, chuẩn bị phương án soạn thảo hợp đồng. Luật sư nên chuẩn bị hai bản dự thảo hợp đồng hoặc ít nhất phải có được ý tưởng về hai dự thảo hợp đồng với nội dung mà thân chủ có thể chấp nhận được. Các dự thảo có thể do luật sư soạn thảo hoặc đầu tiên được phía đối tác cung cấp và được luật sư sửa đổi để bảo đảm tốt hơn lợi ích của thân chủ của mình. Một dự thảo với nội dung tốt nhất mà thân chủ có thể sẽ được bên kia chấp nhận. Một dự thảo thể hiện nội dung thấp nhất nhưng thân chủ vẫn chấp nhận được. Hai bản dự thảo này sẽ thể hiện cho mức trần (tốt nhất) và mức sàn (thấp nhất) mà trong phạm vi đó, luật sư được quyền đàm phán và quyết định. Mọi vấn đề thấp hơn mức sàn đều phải được sự đồng ý của thân chủ. Trong trường hợp luật sư sử dụng các mẫu có sẵn thì phải chú ý hai điều. Một là, luật sư cần phải đọc và hiểu kỹ mọi điều khoản có sẵn của dự thảo mẫu hợp đồng đó, tránh trường hợp khi thân chủ hoặc đối tác hỏi về mục đích, nội dung một điều khoản trong dự thảo mà luật sư lại không biết. Hai là, luật sư cần cẩn thận tránh trường hợp sai sót về tên tuổi các bên hợp đồng, ví dụ trang đầu tiên của hợp đồng mang tên của khách hàng mới, nhưng ở trang cuối phần ký kết vẫn để tên khách hàng cũ.
Thứ tư, trực tiếp soạn thảo văn bản. Luật sư phải cố gắng dự đoán trước những gì mà phía đối tác có thể đưa ra để có thể lường trước và suy nghĩ, vạch sẵn những lý lẽ để phản bác hoặc chỉ chấp nhận một phần các đề xuất của phía đối tác. Điều này sẽ khiến cho luật sư không mất thời gian suy nghĩ nhiều trong khi họp đàm phán và không đưa ra những ý kiến vội vàng trong khi đàm phán.
Thứ năm, luật sư nên mang theo tất cả những tài liệu có liên quan kể cả các văn bản pháp luật, để tiện tra cứu khi cần thiết.
Cuối cùng, luật sư phải luôn ghi nhớ một điều là đừng hy vọng có thể hoàn tất quá trình đàm phán ngay trong lần gặp gỡ đầu tiên. Tất nhiên, đó là mong muốn và cố gắng của luật sư, nhưng kể cả đối với những hợp đồng đơn giản nhất thì rất có thể sẽ nảy sinh các vấn đề mà cần phải kéo dài cuộc đàm phán đến những buổi gặp gỡ sau để luật sư của cả hai bên có thể thảo luận thêm với thân chủ của mình và có thêm chỉ thị của thân chủ. Nên tránh trường hợp luật sư nóng vội muốn kết thúc đàm phán sớm để có kết quả báo cáo với thân chủ mà chấp nhận những điều kiện có thể gây hại cho thân chủ. Điều này có thể gây hậu quả khôn lường trong tương lai.
3. Quá trình Luật sư tham gia đàm phán
Một khi đã chuẩn bị đày đủ thì luật sư có thể tự tin bước vào đàm phán. Cần phải xác định mục tiêu cuối cùng của đàm phán là hai bên ký kết được hợp đồng với những điều khoản có lợi nhất cho thân chủ nhưng cũng phải nhận thức rằng đối tác của thân chủ sẽ chỉ ký kết hợp đồng khi đạt được những lợi ích nhất định của họ. Vì vậy nguyên tắc hai bên cùng có lợi cần phải được triệt để tôn trọng. Phần nhiều thời gian đàm phán là dành để hai bên trình bày quan điểm, hiểu nhau hơn, từ đó chấp nhận những điều kiện hợp lý hơn. Vì thế, luật sư cần bước vào vòng đàm phán với một tâm lý thoải mái, thiện chí và ôn hòa, tôn trọng đối tác và tránh gây không khí căng thẳng. Điều này rất dễ đạt được nếu như luật sư đã chuẩn bị kỹ càng. Sau đây là một số nguyên tắc chính được đúc kết từ thực tiễn đàm phán hợp đồng.
Thứ nhất, hai bên không nên đàm phán chung chung không căn cứ vào một văn bản viết cụ thể nào mà thông thường, các bên nên đàm phán trên cơ sở một bản dự thảo hợp đồng do một trong hai bên soạn sẵn với những điều khoản tiêu chuẩn. Hai bên sẽ cùng nhau đi qua từng điều khoản một. Điều khoản nào nếu hai bên đồng ý ngay thì sẽ đi qua nhanh. Những điều khoản quan trọng hơn mà hai bên cần đàm phán gắt gao thì phải mất nhiều thời gian hơn. Đầu tiên đương nhiên luật sư sẽ đề xuất phương án tốt nhất cho khách hàng của mình và để phía đối tác nhận xét. Sau đó chờ đối tác đưa ra phương án của họ để xem xét có thể chấp nhận được hay không.
Thứ hai, khi bên đối tác không đồng ý với một vấn đề gì, luật sư cần bao quát vấn đề nhanh và phán đoán xem liệu sự không đồng ý đó nằm ở một vấn đề mang tính nguyên tắc, hay là sự không đồng ý đó chỉ nằm ở vấn đề câu chữ của dự thảo hợp đồng. Nếu đối tác còn chưa thống nhất về mặt nguyên tắc thì hai bên cần phải đàm phán thêm về nguyên tắc. Có thể tạm thời gác sang một bên ngôn ngữ hợp đồng, mà bàn với nhau vè mặt ý tưởng xem nội dung của vấn đề là gì, bên đối tác có thể chấp nhận được đến đâu, điều đó có chấp nhận được với thân chủ của mình không… Hai bên sẽ cần phải tranh luận, giải thích quan điểm của mình để đi đến thống nhất về mặt nguyên tắc. Một cách tiết kiệm thời gian và để đạt hiệu quả cao là đề nghị đối tác viết ra quan điểm của mình, có thể bằng ngôn ngữ phổ thông. Sau đó, hai bên có thể thảo luận và một khi đồng ý sẽ viêt lại bằng ngôn ngữ chặt chẽ của hợp đồng. Nếu nguyên tắc đã được thống nhất và phía đối tác chỉ chưa đồng ý với ngôn từ do luật sư soạn thảo, luật sư nên tìm hiểu lý do đối tác không chấp nhận, sau đó cố gắng tìm những ngôn từ, cụm từ thay thế sao cho đối tác có thể chấp nhận. Tương tự như trên, luật sư cũng có thể đề nghị phía đối tác viết và đưa cho luật sư phương án ngôn từ của họ. Nếu thấy phản ánh đúng nội dung đã thống nhất và có thể chấp nhận được, luật sư có thể đồng ý. Kết quả đàm phán nằm ở nội dung ngôn từ của hợp đồng được hai bên thống nhất. Vì vậy, luật sư phải rất cẩn thận suy xét ngôn từ hợp đồng do bên đối tác đưa ra. Nếu cảm thấy không chắc chắn, cần thời gian xem xét thêm, thì phải suy xét thêm và không được nóng vội đồng ý ngay. Điều này có thể gây hậu quả tai hại. Trong tương lai, tòa án khi xét xử sẽ chủ yếu chỉ căn cứ vào ngôn từ hợp đồng và nội dung các cuộc đàm phán thông thường có ít giá trị trong việc diễn giải hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng dài hạn khi mà những người tham gia đàm phán hợp đồng có thể sẽ không phải là những người tham gia thực hiện hoặc tranh chấp sau này.
Thứ ba, nếu cảm thấy đề xuất của đối tác không thể chấp nhận được do nằm ngoài phạm vi mà thân chủ có thể chấp nhận được, thì đương nhiên là câu trả lời đối với đối tác sẽ là “không thể chấp nhận.” Luật sư nên thay mặt thân chủ cố gắng giải thích quan điểm của phía bên mình để khiến đối tác hiểu và chấp nhận. Điều này đòi hỏi luật sư phải hiểu thật rõ giao dịch thông qua khâu chuẩn bị nêu trên. Trong rất nhiều trường hợp, việc đối tác không chấp nhận có thể là do đối tác chưa hiểu rõ hoàn cảnh và yêu cầu của thân chủ, chứ không hề do đòi hỏi của thân chủ là không hợp lý. Nếu những lập luận của luật sư là hoàn toàn có lý thì đối tác sẽ chấp nhận. Nếu sau khi giải thích mà đối tác vẫn không chịu chấp nhận, hai bên sẽ phải gác vấn đề hay điều khoản đó sang một bên để sau này quay lại đàm phán tiếp sau khi đã trao đổi lại với thân chủ của mình. Việc có chấp nhận hay không lúc đó tùy vào ý kiến của thân chủ và luật sư vẫn chỉ giữ vai trò tư vấn. Tránh hiện tượng cả buổi đàm phán luật sư chỉ bị sa lầy vào một vấn đề mà rõ ràng là hai bên chưa thống nhất được với nhau về mặt nguyên tắc. Nên để tạm vấn đề đó sang một bên, đi tiếp giải quyết những vấn đề khác trước. Nên đi hết một lượt qua hợp đồng để có được bức tranh tổng thể những gì đối tác có thể chấp nhận được, những gì đối tác không thể chấp nhận được. Từ đó luật sư có thể chuẩn bị tốt hơn cho vòng đàm phán tiếp theo.
Thứ tư, nếu cảm thấy phương án của bên kia là có thể chấp nhận được, luật sư có thể quyết định chấp nhận ngay để dứt điểm vấn đề đó và có thể chuyển tiếp sang các vấn đề khác. Hoặc luật sư có thể có chiến thuật tạm coi là chưa chấp nhận, để sau này có thể đánh đổi điều này với một điều khác mà bên kia không sẵn sàng chấp nhận. Đây là cách các luật sư hay dùng trong một hợp đồng lớn. Mặc dù một vấn đề đã có thể chấp nhận được, họ vẫn chưa chịu chấp nhận và coi vấn đề còn gác lại. Sau vòng đàm phán này, họ mới xem xét lại rất cả các vấn đề đó và xem có thể đánh đổi được vấn đề mà họ có thể chấp nhận được đó với vấn đề nào khác mà đối tác cũng chưa chịu chấp nhận hay không.
Thứ năm, luật sư cũng nên có tính sáng tạo trong khi đàm phán, không cứng nhắc, tuy nhiên nhất thiết phải báo cho thân chủ. Nếu phát hiện ra được một phương án mà luật sư cho rằng cả hai bên đều có thể chấp nhận được, luật sư có thể thông báo với thân chủ để thân chủ quyết định có đưa ra giải pháp đó hay không. Luật sư cũng có thể trong một số trường hợp đề xuất thẳng với đối tác, với điều kiện phải nói rõ đó là đề xuất riêng của luật sư và chưa được thân chủ đồng ý. Đây là một vai trò khá quan trọng của luật sư. Vì luật sư có thể tạm coi là một người trung lập đững giữa hai bên đàm phán, luật sư có thể nghĩ tới những phương án mà hai bên có thể cùng chấp nhận được.
Thứ sáu, luật sư nên cẩn thận tránh lối suy nghĩ những điều khoản nào tỏ ra công bằng với cả hai bên là có thể chấp nhận được. Thực tế không phải như vậy. Do rủi ro, nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng là không giống nhau, vì vậy, một điều khoản hợp đồng thoạt nghe có vẻ là công bằng cho cả hai bên, nhưng thực tế có thể bất lợi cho thân chủ của mình. Ví dụ, trong một hợp đồng mua hàng cho thân chủ, đối tác có thể muốn đưa vào một điều khoản bất khả kháng chung chung, nói rằng bất cứ sự kiện nào mà một bên không thể kiểm soát và sửa chữa được sẽ coi là bất khả kháng và bên đó được miễn trách nhiệm. Điều khoản này thoạt nghe có vẻ hợp lý, nhưng thực tế rất có thể lại tăng rủi ro cho thân chủ của luật sư. Người mua hàng rất hiếm khi phải lo lắng đến bất khả kháng. Ngược lại, người bán hàng lại rất quan tâm. Vì thế, trong trường hợp này, bên mua sẽ không muốn đưa vào hợp đồng điều khoản bất khả kháng, hoặc nếu có sẽ chỉ là một điều khoản cụ thể nêu rõ các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, địch họa… Tất cả những trường hợp khác sẽ không được coi là bất khả kháng và bên bán phải chịu rủi ro. Nếu chấp nhận phương án này, bên bán sẽ phải đi mua bảo hiểm để đối phó với những rủi ro mà họ có thể có.
4. Công việc của Luật sư sau khi đàm phán hợp đồng
Sau mỗi phiên đàm phán, luật sư và thân chủ thường ngồi lại với nhau để tổng hợp, tóm tắt lại tình hình và chuẩn bị cho phiên đàm phán tới. Luật sư thường phải làm những công việc sau:
- Báo cáo chi tiết cho thân chủ về quá trình đàm phán, các vấn đề đã thống nhất, các vấn đề còn tồn đọng.
- Đề xuất giải pháp cho những vấn đề tồn đọng và xin ý kiến của thân chủ.
- Soạn thảo một dự thảo hợp đồng mới, phản ánh những vấn đề đã đồng ý, không cần đàm phán thêm, đưa ra những đề xuất mới về những vấn đề chưa thống nhất và có thể “cố thủ” về những vấn đề mà thân chủ cương quyết không đồng ý.
- Liên hệ với đối tác, hẹn lần đàm phán tiếp theo.
Khi làm việc với thân chủ trong giai đoạn này, cách làm việc của luật sư nên là như sau:
- Thẳng thắn góp ý với thân chủ về những vấn đề mà đối tác đưa ra mà luật sư cho là hợp lý, để hai bên có thể sớm kết thúc đàm phán. Tất nhiên, việc có đồng ý với góp ý của luật sư hay không là hoàn toàn tùy thuộc vào thân chủ.
- Đồng thời luật sư góp ý với thân chủ về những vấn đề thân chủ nên cương quyết từ chối. Nếu có vấn đề gì mà luật sư thấy hoàn toàn bất lợi mà thân chủ lại tỏ ý muốn đồng ý, luật sư phải chỉ rõ cho thân chủ, tốt nhất là bằng văn bản, những điều bất lợi. Nếu không, sau này, thân chủ có thể kiện luật sư vì đã không làm tròn bổn phận tư vấn cho thân chủ. Đây là một điểm rất quan trọng mà luật sư cần phải giữ vững quan điểm. Trong nhiều trường hợp, chính thân chủ, do muốn nóng vội ký kết hợp đồng, thường “ép” luật sư đồng ý với những phương án đối tác đưa ra. Lúc này, thân chủ chỉ nghĩ đến những công việc trước mắt mà bỏ qua những rủi ro trong tương lai. Nếu luật sư do “nể” thân chủ mà đồng ý với thân chủ, thì sẽ là sai lầm. Luật sư lúc này phải chỉ rõ cho thân chủ các rủi ro và khuyên thân chủ không nên đồng ý. Tuy nhiên, việc có đồng ý hay không cuối cùng vẫn do thân chủ quyết định. Miễn là luật sư đã trình bày rõ quan điểm của mình là luật sư đã hòan thành nhiệm vụ.
- Tham khảo những luật sư khác trong công ty hoặc trong giới về những vấn đề mà luật sư chưa thấy rõ ràng hoặc chắc chắn.
- Tư vấn cho thân chủ về những vấn đề thuần túy pháp lý như giải quyết tranh chấp, chọn luật áp dụng… Đây là những vấn đề mà luật sư đóng vai trò quan trọng bởi vì thân chủ sẽ thông thường ít có hiểu biết và kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Việc khái quát các vấn đề liên quan đến kỹ năng đàm phán hợp đồng nêu trên, chúng tôi hy vọng những những tham gia đàm phán hợp đồng, có thể là Luật sư hoặc chỉ là người đàm phán sẽ nắm được các vấn đề chung trong kỹ thuật đàm phán, thực hiện tốt vai trò của mình hơn trong đàm phán các giao dịch nói chung và hợp đồng nói riêng.
>> Tham khảo bài viết: Bảng giá luật sư soạn thảo hợp đồng
Chúng tôi trên mạng xã hội